Als je de socialmediakanalen van de salesmanagers van de Beurs van Berlage volgt, zie je ze regelmatig voorbijkomen: internationale vakbeurzen, congressen en netwerkevents in steden als Parijs, Londen of Nashville. Interessante bestemmingen, prachtige hotels en locaties, en formele en informele bijeenkomsten met branchegenoten. Deze reizen zijn niet alleen een erg leuk, maar ook een uitdagend en belangrijk onderdeel van het werk van de afdeling. Waarom reizen zij zo vaak, en wat brengt de investering in deze reizen de Beurs van Berlage uiteindelijk weer op?
Business Development Manager Jean Butler reist namens de Beurs regelmatig naar dit soort bijeenkomsten. Met dit interview geeft hij een kijkje achter de schermen: hoe ziet je werkdag er tijdens deze reizen uit, en waarom is persoonlijk contact binnen de internationale evenementenwereld zo belangrijk? Lees verder, en kom erachter hoe hij ervoor zorgt dat hij met nieuwe contacten én inspiratie terugkomt.
Het begint bij persoonlijk contact
“We zijn een ervaren locatie voor hoogwaardige internationale congressen en evenementen. Maar wie voor de Beurs van Berlage kiest, kiest niet alleen voor een locatie. Je kiest ook voor een team dat vanaf het eerste moment meedenkt en zich als partner opstelt”, vertelt Jean. “We gaan echt een samenwerking met elkaar aan, met één gezamenlijk doel: het evenement zo succesvol mogelijk maken”.
Bij grote evenementen staan vaak grote belangen op het spel. Juist daarom is het belangrijk om elkaar persoonlijk te ontmoeten. Soms gebeurt dat op grote vakbeurzen, soms juist tijdens kleinschalige bijeenkomsten met vooraf geplande één-op-één gesprekken. Jean probeert tijdens deze ontmoetingen niet het volledige verhaal van de Beurs te vertellen, maar wil vooral een connectie maken.
Een werkdag die al voor het ontbijt begint
Een internationale sales-reis bestaat dan ook uit veel meer dan alleen de afspraken die officieel in de agenda staan. Vooraf kijkt Jean wie aanwezig is en welke mensen hij graag wil spreken. En vanaf het moment dat de reis begint, staat hij eigenlijk ‘aan’. “Dat kan al op Schiphol beginnen. Daar kom je soms andere mensen uit de branche tegen die naar hetzelfde event reizen. Je zit samen in het vliegtuig of deelt een taxi en dan beginnen de gesprekken al: hoe gaat het bij jullie, waar zijn jullie mee bezig? Dat is óók waardevol.”
Hetzelfde gebeurt de volgende ochtend bij het ontbijt, in de lift of onderweg naar het programma. De informele momenten zijn een belangrijk onderdeel van het werk. “Juist daar ontstaan soms de gesprekken waardoor je iemand echt leert kennen. Dat menselijke aspect vind je veel minder makkelijk via alleen mail of telefoon.”
Soms zie je het resultaat pas jaren later
Het effect van een ontmoeting op een event is lang niet altijd direct merkbaar. Jean ontmoette bijvoorbeeld enkele jaren geleden iemand tijdens een event in Nice. Een jaar later leidde die goede relatie tot een aanvraag bij de Beurs. Toen ze elkaar opnieuw ontmoetten, vlak voordat het contract definitief werd, hielp het opgebouwde vertrouwen om de laatste punten op te lossen.
“Dat laat de kracht van herhaling zien. Je komt dezelfde mensen vaker tegen en bouwt door de jaren heen een relatie op. Uiteindelijk kiezen mensen ook voor de mensen met wie ze graag willen samenwerken.”
Na een reis stopt dat contact daarom niet. Jean stuurt persoonlijke follow-ups, deelt aanvullende informatie en onderhoudt relaties onder andere via LinkedIn en WhatsApp. Zo groeit een eerste ontmoeting uiteindelijk uit tot een netwerk dat over meerdere jaren wordt opgebouwd.
“Wie voor de Beurs van Berlage kiest, kiest niet alleen voor een locatie. Je kiest ook voor een team dat vanaf het eerste moment meedenkt en zich als partner opstelt.”
Inspiratie opdoen
Maar nieuwe aanvragen en relaties zijn niet het enige waardevolle dat deze reizen de Beurs van Berlage brengen. Internationale events bieden tegelijkertijd de mogelijkheid om inspiratie op te doen bij andere locaties en bestemmingen. “Wij hebben de luxe dat we regelmatig bij concurrenten een kijkje in de keuken kunnen nemen. Daardoor kom je bijna altijd met inspiratie terug: iets wat beter kan, iets wat anders kan, of juist de bevestiging dat we iets zelf al heel goed doen.” De reizen vergroten daardoor het referentiekader van de salesmanagers én van de organisatie als geheel.
Zelf ervaren wat onze klanten ervaren
Die inspiratie gaat verder dan wat er binnen een evenementenlocatie gebeurt. Tijdens een reis ervaar je zelf de complete reis die een internationale congresbezoeker aflegt. Dit geldt voor het regelen van de logistiek thuis, maar ook voor de reiservaring naar een andere stad:
“Als je een paar dagen in Parijs, Barcelona of Milaan bent geweest, weet je beter welke afweging een opdrachtgever maakt. Dan kun je ook met meer gevoel vertellen wat Amsterdam onderscheidt en wat de Beurs van Berlage bijzonder maakt.”
En precies daarin zit voor Jean misschien wel de grootste waarde van de reizen. Ze leveren contacten op die soms pas jaren later tot concrete business leiden. Ze zorgen ervoor dat bestaande relaties sterker worden. Maar ze houden de Beurs ook aangesloten bij wat er internationaal gebeurt. Zo is iedere reis niet alleen een kans om de Beurs internationaal onder de aandacht te brengen, maar ook om nieuwe ideeën mee terug te nemen naar huis.