Van idee tot congres: de sleutelrol van onze ambassadeurs
De Beurs van Berlage heeft de afgelopen jaren door middel van een Ambassadeursprogramma verschillende Ambassadeurs aan zich weten te verbinden. Waarom heeft de Beurs dit programma opgezet? En wat is de toegevoegde waarde van dit programma, zowel voor de Beurs van Berlage als voor eventorganisatoren en de ambassadeurs zelf? Jean vertelt hier graag meer over tijdens dit interview.
Een brug tussen kennis en locatie
Jean’s rol is vooral gericht op op verbinding: “Ik breng ambassadeurs – vaak hoogleraren, onderzoekers of experts binnen hun vakgebied – in contact met internationale organisatoren of associaties die overwegen hun congres in Amsterdam te houden. Deze ambassadeurs bieden inhoudelijke context, openen deuren bij instellingen en geven het vertrouwen dat Amsterdam – en de Beurs van Berlage – de juiste keuze is.”
Duurzame relaties
Hierdoor is het uiteraard van belang dat relaties onderhouden worden, en is professioneel relatiebeheer cruciaal. Vanuit de Beurs van Berlage worden dan ook regelmatig informele bijeenkomsten voor de ambassadeurs georganiseerd: “We spreken elkaar regelmatig, bijvoorbeeld tijdens bijzondere evenementen en voorstellingen bij ons in de Beurs. Daarnaast betrekken we onze ambassadeurs actief bij bids en brainstormsessies, en laten we duidelijk merken dat we hun mening waarderen. Hun betrokkenheid groeit zodra ze zien dat hun bijdrage écht het verschil maakt.”
Actieve rol vóór en tijdens het congres
En dat de bijdrage van ambassadeurs waardevol is, wordt al vaak duidelijk, want zij zijn vaak de sleutel tot een succesvol bid. Dit komt voornamelijk doordat hun inhoudelijke autoriteit en/of internationale netwerk maken indruk op decision makers. Jean vertelt: “Wanneer een ambassadeur zich persoonlijk inzet voor een congres in Amsterdam, weegt dat zwaarder dan een puur commercieel voorstel.”
Ambassadeurs kennen de weg in hun vakgebied én in Nederland. Of het nu gaat om samenwerking met een universiteit, toegang tot specifieke datasets of het vinden van sprekers – zij zorgen voor relevante ingangen. “Daarnaast helpen ze ons om te blijven kijken door de ogen van een bezoeker”, vertelt Jean, “wat ons scherp houdt in hoe we onze locatie en services presenteren.”
Met het Ambassadeursprogramma zetten wij niet alleen de locatie centraal, maar vooral de inhoudelijke kracht van Amsterdam
Waardevolle rol voor congressen
Soms treden ambassadeurs zelf op als host van het congres dat zij naar de Beurs van Berlage hebben gebracht. Jean: “Uiteraard zetten wij hen graag in het zonnetje en erkennen we hun waardevolle rol. Dit doen we op een passende manier – met oprechte aandacht, enkele privileges en kleine attenties die hun betrokkenheid weerspiegelen.” Een ambassadeur is daarnaast altijd welkom bij de Beurs van Berlage, ook buiten het congres om – bijvoorbeeld met een kleiner comité voor een vergadering of overleg. Ons huis is ook hun huis.
Onderscheidend vermogen
“Met het Ambassadeursprogramma zetten wij niet alleen de locatie centraal, maar vooral de inhoudelijke kracht van Amsterdam,” vertelt Jean. Als Beurs van Berlage faciliteren we door middel van dit programma dan ook graag duurzame samenwerkingen tussen wetenschap en congreswereld. Daarbij zoeken we als venue altijd actief de samenwerking met de stad – met universiteiten, instellingen en andere partners. Jean: “Ons Ambassadeursprogramma is daar het hart van. Het Ambassadeursprogramma maakt de Beurs van Berlage meer dan een bijzondere plek; het maakt ons een full service venue én een full commitment partner in Amsterdam. Een betrokken partner, vanaf het eerste idee tot de laatste congresdag.”