De evolutie van event-apps
Steeds meer congresorganisatoren maken gebruik van event-apps om hun evenementen op meerdere niveaus te verbeteren. Van het stroomlijnen van sessieregistraties tot publieksbetrokkenheid en van digitale netwerkopties tot AI-gestuurde contentpersonalisatie – de mogelijkheden zijn eindeloos. Maar hoe kies je de juiste app voor jouw specifieke evenement? En hoe haal je er het maximale uit? We vroegen eventmanager Elin en event-app-expert Ruben om hun inzichten.
Een interessante reis
Als senior eventmanager bij Amsterdam UMC heeft Elin uitgebreide ervaring opgedaan met het organiseren van (medische) congressen. Het gebruik van event-apps is voor haar niet nieuw, maar de juiste aanpak vinden was een proces. “In het begin voelt alles erg abstract,” legt ze uit. “Je weet dat je een app nodig hebt, maar pas later in het proces wordt duidelijk wat er precies in moet en hoe alles samenhangt. Daarom hebben we vanaf het begin samengewerkt met Ruben en zijn team bij event-appbureau Lively.”
“We zien vaak dat eventmanagers geen tijd hebben om alle beschikbare opties zelf te verkennen,” zegt Ruben. “Wij helpen hen de juiste technologie te kiezen en zorgen ervoor dat de app zo effectief mogelijk wordt ingericht.”
Waarom een event-app gebruiken?
“Een goed ontworpen app is veel meer dan alleen een digitaal programmaboekje. “Wij organiseren nu volledig papierloze congressen,” zegt Elin. “Vroeger ontvingen deelnemers een gedrukt programma. Nu staat alles in de app. Deze biedt een up-to-date programma dat deelnemers kunnen personaliseren, een interactieve plattegrond, netwerkopties en toegang tot relevante content zoals wetenschappelijke artikelen en sprekersprofielen.”
“Voor wetenschappelijke congressen is het cruciaal dat deelnemers gemakkelijk abstracts en sprekers kunnen vinden,” voegt Ruben toe. “Ze moeten op onderwerp kunnen filteren en snel kunnen zien welke presentaties voor hen relevant zijn. Daar maakt een app echt het verschil.
Een event-app helpt ook bij het verbinden van deelnemers. “Mensen kunnen vooraf aangeven wat hun expertise is en wie ze willen ontmoeten,” legt Ruben uit. “Dit leidt tot meer waardevolle en gerichte interacties, in plaats van toevallige ontmoetingen.”
Trends in event-apps
Event-apps ontwikkelen zich razendsnel. Waar ze vroeger vooral werden gebruikt voor programma’s en meldingen, spelen ze nu een steeds grotere rol in het stroomlijnen van de organisatie en het opbouwen van eventcommunities.
Zo kan AI-gestuurde matchmaking deelnemers met elkaar verbinden op basis van hun expertise en interesses. “Bij een verzekeringscongres dat we ondersteunden, faciliteerde de matchmaking-tool meer dan 2.000 vooraf geplande meetings,” deelt Ruben. “Dit is onmogelijk te bereiken als je vertrouwt op toevallige ontmoetingen, omdat deelnemers vaak praten met bekende gezichten.”
Event-apps blijven ook na afloop van een congres actief. “Het zou zonde zijn als alles verdwijnt zodra het evenement voorbij is,” zegt Elin. “Voor ons evenement ECHNO in de Beurs van Berlage laten we de app bijvoorbeeld een maand na het evenement actief. Dit stelt deelnemers in staat om contact te houden, foto’s te delen en evaluaties in te vullen.”
“Event-apps bieden ook tools die netwerken na het evenement makkelijker maken,” voegt Ruben toe. “Als er fotografen aanwezig zijn, kunnen deelnemers die een foto van zichzelf uploaden automatisch alle foto’s ontvangen waarin ze voorkomen – inclusief de namen van anderen op die foto’s. Dit vereenvoudigt het delen op sociale media en vergroot de zichtbaarheid van het evenement, zelfs na afloop.”
Wanneer gebruik je een event-app?
Niet elk evenement heeft een app nodig. “Voor een kleinschalig evenement met een eenvoudig programma is een mobiele website vaak voldoende,” zegt Ruben. “Maar zodra je een complex programma hebt, een groot of divers publiek aantrekt of de interactie wilt versterken, voegt een app echte waarde toe.”
Voor Elin zijn de voordelen van event-apps inmiddels onmiskenbaar. “Ik gebruik ze steeds vaker als standaardonderdeel,” zegt ze. “Voor mijn congressen is het essentieel dat deelnemers het maximale uit het evenement halen – en een app speelt daarin een cruciale rol.”
Advies nodig over event-apps of de mogelijkheden voor jouw congres in de Beurs van Berlage verkennen? Neem contact op met een van onze experts.