Achter de schermen met Eventmanager Kelly
Het team van de Beurs van Berlage bestaat uit veel verschillende mensen, elk met een eigen rol en persoonlijkheid. Voor elk evenement werken ze nauw samen om alles van begin tot eind vlekkeloos te laten verlopen. Maar wie zijn deze mensen achter de schermen van de Beurs? Wat motiveert hen om elke dag het beste van zichzelf te geven om elk evenement tot een succes te maken? Tijd om ons toegewijde Beurs-team in de schijnwerpers te zetten. Vandaag: een gesprek met Eventmanager Kelly Haakman.
Hi Kelly, kun je ons vertellen hoe je bij de Beurs van Berlage terecht bent gekomen?
“Mijn reis begon drie jaar geleden. Ik werkte al jaren in de evenementenbranche en was op zoek naar een nieuwe uitdaging toen er een vacature beschikbaar kwam. Vanaf het eerste contact voelde ik een echte klik. Drie weken later begon ik aan mijn nieuwe baan! Sinds die dag geniet ik elke dag van mijn werk. Het is een enorme eer om in zo’n prachtig historisch gebouw te mogen werken.”
Wat zijn je verantwoordelijkheden als Eventmanager?
“Mijn taak is om ervoor te zorgen dat alles perfect verloopt, van de start van de voorbereidingen tot aan het evenement zelf. Het eerste contactpunt voor klanten bij de Beurs is onze salesafdeling, maar mijn collega’s en ik nemen het over zodra de organisatie begint. Tijdens de voorbereidingen houd ik nauw contact met alle leveranciers, maar ook met de klant. En natuurlijk ben ik op de dag zelf aanwezig om alles in goede banen te leiden.”
Hoe ziet een typische evenementendag er voor jou uit in de Beurs?
“Eigenlijk begint de uitvoering van een evenement al op de opbouwdag, de dag vóór het evenement. Op de opbouwdag zorgen we ervoor dat alles zo goed mogelijk is voorbereid voordat de klant arriveert. We zetten de faciliteiten en inrichting klaar waar dat kan.
Het doel is dat klanten binnenkomen en direct vertrouwen hebben dat alles volgens plan zal verlopen. Op de dag zelf installeren we de verlichting en geluidssystemen, regelen we de stroomvoorziening voor de buffetten, bouwen we de stands en richten we de registratiepunten in. Ook moeten alle signing en stickers nog op hun plek worden gebracht. Het kan best hectisch zijn, maar het lukt ons altijd!”
Wat vind je het leukst aan je rol als Eventmanager?
“Wat ik echt geweldig vind, is de afwisseling en de uitdaging die elk nieuw evenement met zich meebrengt. In de Beurs worden zoveel verschillende soorten evenementen georganiseerd dat geen dag hetzelfde is. Onlangs hadden we bijvoorbeeld een groot diner met 700 gasten, gevolgd door een feest. Het was een uitdaging vanwege de omvang en de snelle transities in de opbouw. Ik geniet van die dynamiek en de voldoening die het geeft om alles binnen een beperkte tijd voor elkaar te krijgen.”
Voor wat voor soort klanten werk je?
“We hebben klanten uit allerlei landen en sectoren. De ene dag organiseren we een klein medisch congres, de volgende dag een groot bedrijfsevenement met 900 salesmedewerkers. Een paar van mijn favoriete terugkerende klanten zijn Booking.com, Emerce en M&A, waarvoor we vorige week alweer voor de tiende keer hun kerstfeest hebben georganiseerd!”
Zijn er specifieke evenementen waar je extra enthousiast van wordt?
“Ik geniet van alle soorten evenementen, maar de meest spannende om te organiseren zijn de niet-standaard evenementen. Een diner met 700 gasten, gevolgd door een feest bijvoorbeeld. Een bijzonder evenement dat ik onlangs heb gepland, was een bedrijfsfeest met een Amsterdams thema. Er was een haringkar, iedereen was verkleed volgens het thema en er traden echte Amsterdamse artiesten op.”
“Het was een groot spektakel, met commando’s die van het dak kwamen, een brassband en nog veel meer.”
Was dat het meest indrukwekkende evenement dat je hebt meegemaakt in de Beurs?
“Dat was zonder twijfel het Charity Lustrum Gala van de Prinses Máxima Foundation. Ik denk niet dat het ooit nog mooier wordt dan dat. Koningin Máxima was zelf aanwezig en er werd die avond maar liefst €4.523.645 opgehaald voor het goede doel met een veiling. Het was een groot spektakel, met commando’s die van het dak kwamen, een brassband en nog veel meer. Alles klopte die avond perfect. Dat was absoluut het gaafste evenement dat ik ooit heb georganiseerd!”
Wat zijn de grootste uitdagingen in je rol?
“Het spannende aan mijn werk is dat elke dag nieuwe uitdagingen brengt. Er zijn altijd last-minute wijzigingen of vragen van klanten die creatieve oplossingen vereisen. Op zulke momenten waardeer ik mijn collega’s bij de Beurs enorm, omdat ik weet dat iedereen altijd bereid is om te helpen.
Tijdens drukke maanden, met evenementen die elkaar snel opvolgen, is het een uitdaging om alles op tijd klaar te hebben. Bezoekers realiseren zich vaak niet dat wij soms de hele nacht doorwerken om alles ’s ochtends gereed te hebben. Het is een race tegen de klok, maar dankzij ons teamwork en onze betrouwbare leveranciers lukt het altijd!”
Maakt een succesvol evenement je nog steeds trots?
“Ja, absoluut. Ik voel me gewaardeerd als een klant mij vraagt hoe we het toch elke keer weer voor elkaar krijgen. Dan maak ik altijd een grapje over de wallen onder mijn ogen: we slapen gewoon niet, haha! Maar begrijp me niet verkeerd, die adrenaline die komt kijken bij de voorbereidingen is precies wat ik zo leuk vind aan mijn werk!”
Geïnspireerd door Kelly’s verhaal en klaar om jouw eigen onvergetelijke evenement in de Beurs van Berlage te organiseren? Neem contact op met Kelly of ons salesteam en begin vandaag nog met plannen.