Hinter den Kulissen

Hinter den Kulissen der Beurs mit Eventmanagerin Kelly

Das Team der Beurs van Berlage besteht aus vielen unterschiedlichen Menschen, die alle ihre eigene Rolle und Persönlichkeit mitbringen. Bei jedem Event arbeiten sie eng zusammen, um sicherzustellen, dass alles reibungslos von Anfang bis Ende abläuft. Doch wer sind diese Menschen hinter den Kulissen der Beurs? Was motiviert sie, jeden Tag ihr Bestes zu geben, um jedes Event zu einem Erfolg zu machen? Zeit, unser engagiertes Beurs-Team ins Rampenlicht zu stellen. Heute: ein Gespräch mit Eventmanagerin Kelly Haakman.

Hallo Kelly, kannst du uns erzählen, wie du zur Beurs van Berlage gekommen bist?

“Meine Reise hier begann vor drei Jahren. Ich hatte schon viele Jahre in der Eventbranche gearbeitet und suchte nach einer neuen Herausforderung, als eine Stelle frei wurde. Vom ersten Kontakt an hatte ich ein echtes Verbindungsgefühl. Drei Wochen später begann ich meine neue Arbeit! Seitdem genieße ich jeden Moment hier. Es ist eine große Ehre, jeden Tag in einem so schönen, historischen Gebäude zu arbeiten.”

Was sind deine Aufgaben als Eventmanagerin?

“Meine Aufgabe ist es, sicherzustellen, dass alles perfekt läuft – von den ersten Vorbereitungen bis zum eigentlichen Event. Der erste Kontaktpunkt für Kunden bei der Beurs ist unsere Verkaufsabteilung, aber meine Kolleginnen und Kollegen aus dem Eventmanagement und ich übernehmen, sobald die Organisation beginnt. Während der Vorbereitungen halte ich engen Kontakt mit allen Lieferanten, aber auch mit den Kunden. Und natürlich bin ich am Eventtag selbst vor Ort, um alles zu koordinieren.”

Wie sieht ein typischer Tag für dich bei einem Event in der Beurs aus?

“Die Durchführung eines Events beginnt eigentlich schon am Aufbautag, also am Tag vor dem Event. An diesem Tag bereiten wir so viel wie möglich vor, bevor die Kunden eintreffen. Wir richten die Räume ein und stellen die Ausstattung bereit, wo immer es geht.

Unser Ziel ist, dass die Kunden hereinkommen und sofort das Gefühl haben, dass alles wie geplant ablaufen wird. Am Eventtag selbst installieren wir die Licht- und Tonanlagen, kümmern uns um die Stromversorgung für Buffets, bauen die Ausstellungsstände auf und richten die Registrierungsbereiche ein. Auch die Beschilderung und Sticker müssen noch angebracht werden. Es kann ziemlich hektisch werden, aber wir schaffen es immer.”

Was gefällt dir an deiner Rolle als Eventmanagerin am meisten?

“Was ich wirklich liebe, ist die Abwechslung und die Herausforderung, die jedes neue Event mit sich bringt. In der Beurs werden so viele unterschiedliche Events organisiert, dass kein Tag dem anderen gleicht. Vor kurzem hatten wir zum Beispiel ein großes Dinner mit 700 Gästen, gefolgt von einer Party. Es war eine Herausforderung, wegen der Größe des Events und der schnellen Umstellungen, die während des Tages notwendig waren. Ich liebe diese Dynamik und die Zufriedenheit, die es gibt, wenn alles rechtzeitig fertig ist.”

Für welche Art von Kunden arbeitest du?

“Wir haben Kunden aus vielen verschiedenen Ländern und Branchen. An einem Tag organisieren wir eine kleine medizinische Konferenz, am nächsten ein großes Firmenevent mit 900 Vertriebsmitarbeitern. Einige meiner Lieblingskunden, die regelmäßig zurückkehren, sind Booking.com, Emerce und M&A, für die wir letzte Woche bereits zum zehnten Mal ihre Weihnachtsfeier organisiert haben!”

Gibt es bestimmte Events, die dich besonders begeistern?

“Ich mag alle Arten von Events, aber die aufregendsten sind die, die nicht standardmäßig sind. Zum Beispiel ein Dinner mit 700 Gästen, gefolgt von einer Party. Ein besonderes Event, das ich kürzlich geplant habe, war eine Firmenfeier mit Amsterdam-Thema. Es gab einen Heringsstand, alle waren entsprechend gekleidet und es traten echte Amsterdamer Musiker auf.”

“Es war ein großes Spektakel mit Kommandos, die vom Dach abgeseilt wurden, einer Blaskapelle und vielem mehr.”

War das das beeindruckendste Event, das du in der Beurs erlebt hast?

“Das war definitiv das Charity Lustrum Gala der Prinses Máxima Foundation. Ich glaube nicht, dass es jemals besser wird als das. Königin Máxima war persönlich anwesend und sie haben an diesem Abend mit einer Auktion 4.523.645 € für wohltätige Zwecke gesammelt. Es war ein großes Spektakel mit Kommandos, die vom Dach abgeseilt wurden, einer Blaskapelle und vielem mehr. An diesem Abend hat einfach alles perfekt zusammengepasst. Das war definitiv das coolste Event, das ich je organisiert habe!”

Was sind die größten Herausforderungen in deiner Rolle?

“Das Spannende an meinem Job ist, dass jeder Tag neue Herausforderungen mit sich bringt. Es gibt immer Last-Minute-Änderungen oder Fragen von Kunden, die kreative Lösungen erfordern. In solchen Momenten schätze ich meine Kolleginnen und Kollegen bei der Beurs besonders, weil ich weiß, dass alle bereit sind zu helfen, wenn es nötig ist.

In arbeitsreichen Monaten sind die engen Zeitpläne zwischen den Events immer eine Herausforderung. Besucher merken oft nicht, dass wir manchmal die ganze Nacht durcharbeiten müssen, damit alles am Morgen bereit ist. Es ist ein Wettlauf gegen die Zeit, aber dank Teamarbeit und unserer zuverlässigen Lieferanten schaffen wir es immer.”

Macht dich ein erfolgreich durchgeführtes Event immer noch stolz?

“Ja, auf jeden Fall. Ich fühle mich wertgeschätzt, wenn ein Kunde mich fragt, wie wir es jedes Mal schaffen, alles reibungslos zum Laufen zu bringen. Dann mache ich immer einen Scherz über die Augenringe unter meinen Augen: Wir schlafen einfach nicht, haha! Aber versteh mich nicht falsch, die Adrenalinschübe, die mit den Vorbereitungen einhergehen, sind genau das, was ich an meinem Job liebe!”

Inspiriert von Kellys Geschichte und bereit, dein eigenes unvergessliches Event in der Beurs van Berlage zu organisieren? Kontaktiere Kelly oder unser Verkaufsteam und beginne noch heute mit der Planung.