Die Evolution von Event-Apps
Immer mehr Kongressveranstalter nutzen Event-Apps, um ihre Veranstaltungen auf mehreren Ebenen zu verbessern. Von der Vereinfachung der Sitzungsregistrierung bis hin zur Einbindung des Publikums und von digitalen Networking-Möglichkeiten bis hin zu KI-gesteuerter Inhaltsanpassung – die Möglichkeiten sind endlos. Aber wie wählt man die richtige App für eine spezifische Veranstaltung? Und wie nutzt man sie optimal? Wir haben Eventmanagerin Elin und Event-App-Experte Ruben nach ihren Einsichten gefragt.
Eine interessante Reise
Als Senior Eventmanagerin am Amsterdam UMC hat Elin umfangreiche Erfahrung in der Organisation von (medizinischen) Kongressen gesammelt. Die Nutzung von Event-Apps ist für sie nichts Neues, aber den richtigen Ansatz zu finden, war ein Prozess. “Anfangs wirkt alles sehr abstrakt,” erklärt sie. “Man weiß, dass man eine App braucht, aber erst später wird klar, was genau enthalten sein sollte und wie alles zusammenhängt. Deshalb haben wir von Anfang an mit Ruben und seinem Team von der Event-App-Agentur Lively zusammengearbeitet.”
“Wir sehen oft, dass Eventmanager keine Zeit haben, alle verfügbaren Optionen selbst zu erkunden,” sagt Ruben. “Wir helfen ihnen, die richtige Technologie auszuwählen und stellen sicher, dass die App so effektiv wie möglich eingerichtet wird.”
Warum eine Event-App nutzen?
Eine gut gestaltete App ist weit mehr als nur ein digitales Programmheft. “Wir organisieren inzwischen vollständig papierlose Kongresse,” sagt Elin. “Früher erhielten Teilnehmer ein gedrucktes Programm. Jetzt ist alles in der App. Sie bietet einen aktuellen Zeitplan, den Teilnehmer personalisieren können, eine interaktive Standortkarte, Networking-Möglichkeiten und Zugriff auf relevante Inhalte wie wissenschaftliche Artikel und Rednerprofile.”
“Für wissenschaftliche Kongresse ist es entscheidend, dass Teilnehmer Abstracts und Sprecher einfach finden können,” ergänzt Ruben. “Sie müssen nach Themen filtern können und schnell sehen, welche Präsentationen für sie relevant sind. Hier macht eine App wirklich den Unterschied.”
Eine Event-App hilft auch dabei, Teilnehmer miteinander zu vernetzen. “Menschen können im Voraus angeben, welche Expertise sie haben und wen sie treffen möchten,” erklärt Ruben. “Dies führt zu wertvolleren und gezielteren Interaktionen, anstatt sich nur auf zufällige Begegnungen zu verlassen.”
Trends bei Event-Apps
Event-Apps entwickeln sich rasant weiter. Während sie früher vor allem für Zeitpläne und Benachrichtigungen genutzt wurden, spielen sie heute eine immer größere Rolle bei der Organisation von Veranstaltungen und dem Aufbau von Event-Communities.
Zum Beispiel kann KI-gestützte Matchmaking-Software Teilnehmer basierend auf ihren Fachgebieten und Interessen miteinander verbinden. “Bei einer von uns unterstützten Versicherungskonferenz ermöglichte das Matchmaking-Tool über 2.000 vorab arrangierte Meetings,” berichtet Ruben. “Solche Ergebnisse sind unmöglich zu erreichen, wenn man sich nur auf zufällige Begegnungen verlässt, da Teilnehmer oft hauptsächlich mit bekannten Gesichtern sprechen.”
Event-Apps bleiben auch nach Ende einer Konferenz aktiv. “Es wäre schade, wenn alles verschwindet, sobald das Event vorbei ist,” sagt Elin. “Für unser Event ECHNO in der Beurs van Berlage zum Beispiel bleibt die App einen Monat nach dem Event online. So können sich die Teilnehmer weiterhin vernetzen, Fotos teilen und Evaluierungen ausfüllen.”
“Event-Apps bieten zudem Funktionen, die das Networking nach der Veranstaltung erleichtern,” fügt Ruben hinzu. “Wenn Fotografen das Event dokumentieren, können Teilnehmer, die ein Foto von sich hochladen, automatisch alle Bilder erhalten, auf denen sie erscheinen – inklusive der Namen der anderen Personen auf diesen Fotos. Dies vereinfacht das Teilen in sozialen Medien und steigert die Sichtbarkeit des Events auch nach dessen Ende.”
Wann sollte man eine Event-App nutzen?
“Nicht jede Veranstaltung benötigt eine App. “Für eine kleine Veranstaltung mit einfachem Zeitplan reicht oft eine mobile Website,” sagt Ruben. “Aber sobald das Programm komplex ist, ein großes oder diverses Publikum angesprochen wird oder die Interaktion gefördert werden soll, bietet eine App echten Mehrwert.”
Für Elin sind die Vorteile von Event-Apps inzwischen unbestreitbar. “Ich nutze sie immer öfter als Standard,” sagt sie. “Für meine Kongresse ist es essenziell, dass Teilnehmer das Beste aus der Veranstaltung herausholen – und eine App spielt dabei eine zentrale Rolle.”
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