De wereld van eventmanagement is fascinerend. Maar hoe maak je een event outstanding én indrukwekkend? En hoe ga je slim met enorme bezoekersaantallen om? De antwoorden op deze vragen veranderen continu. Net als de trends en ontwikkelingen op het gebied van eventmanagement. Marc de Winter, Manager Events bij de Beurs van Berlage, vertelt in deze blog vanuit zijn ervaringen over het wauw-effect en andere hot topics rondom eventmanagement.

Door: Marc de Winter – Manager Events Beurs van Berlage

1. Diverser dan ooit

Een eerste opvallende ontwikkeling is dat de diversiteit aan evenementen groter wordt. In de Beurs van Berlage hosten we niet langer puur eendaagse meetings en diners. Sinds twee jaar is een duidelijke groei in meerdaagse wetenschappelijke presentaties, startup meetings en ESports toernooien te zien. Er is enerzijds steeds meer mogelijk en anderzijds lijkt er meer vraag te zijn naar specifieke thema’s. Vergelijk het met het festivalaanbod. Er ontstaan steeds meer festivals gericht op heel specifieke doelgroepen. Er is voor ieder wat wils.

Vanuit de filosofie van de Beurs van Berlage proberen we zo goed mogelijk in te spelen op die wens naar variëteit. In de oorsprong is het als publieksgebouw ontworpen dat voor iedereen toegankelijk is. Die gedachte zetten we graag voort. Vandaar dat we naast de besloten congressen ook publiekelijke evenementen organiseren, kantoorpanden verhuren en winkels voor uiteenlopende doelgroepen in het pand huisvesten.

2. Toename IT en Healthcare

Een andere duidelijk ontwikkeling is de toename van evenementen en congressen gericht op IT en Healthcare. Dit zien we heel duidelijk aan de hoeveelheid aanvragen en evenementen met de desbetreffende achtergronden. Wat betreft Healthcare zijn onderwerpen als innovaties op het gebied van tandheelkunde en plastische chirurgie veel voorkomend. Eventmanagers zijn daarbij aan strikte regels gebonden, omdat farmaceutische bedrijven transparant moeten zijn over hun uitgaven en reclame-uitingen. Met dergelijke klanten dient daarom anders gecommuniceerd te worden dan met bijvoorbeeld een organisator van een corporate event. Bij farmaceutische bedrijven worden onder andere alleen standaard faciliteiten gebruikt om een evenement te laten plaatsvinden. Inlezen in de doelgroep is daarom anno 2019 een zeer gewaardeerde eigenschap voor een eventmanager.

Een mooi toonbeeld van de andere snelgroeiende groep, IT-evenementen, is de ‘Hack in the Box Security Conference’ die we onlangs hebben gehost. Dit is een van de grootste security conferenties van Europa. Internationaal gerenommeerde professionals uit de cybersecurityindustrie presenteerden de kwetsbaarheden in hedendaagse technologieën, zoals (mobiele) netwerken en betalingssystemen. Internetsnelheid is bij dit soort evenementen cruciaal, want een soepele verbinding zonder haperingen met de mogelijkheid tot live streaming is essentieel. Het is daarom belangrijk om deze zaken goed te controleren. Het blijkt nog te vaak dat venues niet over glasvezel-internet beschikken, waardoor deelnemers en bezoekers uiteindelijk niet tevreden zijn met het online gedeelte van het evenement. Een gemiste kans!

3. Sterkere focus op maatschappelijk verantwoord ondernemen

De trends op het gebied van duurzaamheid en gezonde voeding zien we niet alleen in het dagelijks leven maar ook tijdens evenementen vaak terug. Mensen zijn zich bewuster van wat ze eten en waar hetgeen ze eten vandaan komt. Er is bijvoorbeeld absoluut meer vraag naar biologische, vegetarische en veganistische producten van lokale afkomst. En rondom maatschappelijk verantwoord ondernemen bij de Beurs van Berlage krijgen we meer vragen dan voorheen. Hoe scheiden we ons afval? Hoe reduceren we plastic? En wat doen wij met het voedsel dat na een evenement over blijft?

Dat dergelijke vragen steeds meer gesteld worden is alleen maar goed! Als lid van MVO Nederland houden we daar in de bedrijfsvoering rekening mee, door al onze activiteiten en processen op een duurzame en verantwoorde manier uit te voeren en dat duidelijk naar de klanten te communiceren. Denk aan het gebruik van tapwater in plaats van petflesjes, lokale producten ten behoeve van minder CO2-uitstoot, afval in de juiste bakken scheiden en overgebleven voedsel meegeven aan organisaties zoals ’To Good To Go’.

4. Het wauw-effect!

Puur een evenement of congres bijwonen en daarna weer naar huis gaan is anno 2019 niet meer aan de orde. Deelnemers zijn op zoek naar het wauw-effect en willen onder de indruk raken! Vandaag de dag kan een organisator niet alleen meer zenden, hij moet voor een interactief programma zorgen dat de bezoeker wakker schud. Openingen met gekke harde muziek of het inschakelen van een lachwekkende cabaretier voor het middagprogramma zijn op dit moment populaire manieren om het publiek gedurende de dag scherp te houden. Zaken als state-of-the-art audiovisuele faciliteiten, mobiele apps en online broadcasting worden ook steeds essentiëler. Beleving kun je onder andere creëren door bezoekers bij binnenkomst met ‘face recognition’ te registeren, door het verzorgen van ‘live cooking’ of met indrukwekkende AV-technologieën zoals ‘mapping’. Door middel van beamers worden projecties op het gebouw getoond. Daarmee vang je de aandacht op een originele manier.

Beurs van Berlage is altijd op de hoogte

Bij de Beurs van Berlage proberen we altijd de verwachtingen te overtreffen. Het monitoren van en inspelen op trends en ontwikkelingen is daarbij enorm belangrijk. Daarom werken we met een selectie van preferred suppliers, die allemaal tot de top van hun vakgebied behoren en altijd op de hoogte zijn van die laatste ontwikkelingen. En omdat enkelen van hen dagelijks in de Beurs van Berlage zijn, kunnen we snel schakelen en direct op trends inspelen.