Als u een professionele congresplanner bent, dan heeft u ons advies waarschijnlijk niet nodig. Waarom niet? Omdat, volgens Marc de Winter, Manager van Evenementen op de Amsterdam Conference Centre Beurs van Berlage: “Evenementenplanners één van de meest praktische soort mensen zijn die er zijn. Ze zijn ook beleefd. En kunnen goed meerdere dingen tegelijk. “Maar als je een nieuwe congresganger bent in plaats van een ervaren bezoeker, dan kun je waarschijnlijk wel een paar tips gebruiken om je ervaring te optimaliseren. Hier zijn de beste tips van Marc voor het plannen van de perfecte congresreis.

1) Kijk hoe u aan uw “speciale wensen" van uw gasten kunt voldoen. Tegenwoordig is vegetariër zijn geen groot issue meer. Maar misschien eet je veganistisch of volg je een koolhydraten-arm dieet. Marc dringt er bij ons allemaal op aan om deze voedingswensen van te voren kenbaar te maken – dus laat weten of je  caloriearme, vetarme of glutenvrije maaltijden wilt nuttigen. Daarnaast herinnert Marc ons eraan dat het niet alleen gaat om eetwensen. Andere veel voorkomende speciale verzoeken omvatten: een plek om te bidden, een rustige plek om borstvoeding te geven en een plek voor privé bijeenkomsten. Een locatie van wereldklasse heeft meerdere vergaderruimtes, van kleine privévergaderruimten tot ruime openbare lounges.

2) Laat restaurantpersoneel weten hoe uw tijdschema eruit ziet. Wat is een beleefde manier om  in Europa te zeggen: “Ik heb haast, dus ik moet snel bediend worden" – of is het naïef om te denken heb je recht op een snelle service?

Marc geeft aan dat de wens om snel  bediend te worden een vaak gehoord verzoek is in Amsterdam – en dat dit zo is in meerdere Europese steden. De kunst is om van te voren te informeren naar de gerechten op het menu die snel(ler) te bereiden zijn. Op die manier stel je geen onredelijke eisen, zoals vragen of het traag geroosterd varkensvlees binnen twee minuten geserveerd kan worden.

3) Controleer de locatie van het hotel en de evenementenlocatie: elke congresganger wil graag een hotel dat zich op maximaal vijf minuten van de vergaderlocatie bevindt. Maar iets willen en iets hebben zijn twee verschillende dingen. Laat Google Maps u vertellen hoelang het duurt om van punt A naar punt B te lopen en zorg ervoor dat je zeker weet dat er geen werkzaamheden zijn waardoor de route langer duurt. Het is bekend dat wij van tevoren contact opnemen met hotels en locaties om zeker te weten dat alles goed is in die buurt!