Inclusiviteit is een kernwaarde geworden voor toonaangevende bedrijven wereldwijd. Een positieve ontwikkeling die ook invloed heeft op moderne zakelijke evenementen. Dit is een begrijpelijke trend, aangezien het beheren van inclusiviteit op je evenement invloed heeft op de tevredenheid van de deelnemers en het algehele succes van het evenement. Dus, wat kun je doen om elke deelnemer welkom te heten? In dit artikel vind je een lijst met aanbevelingen om ervoor te zorgen dat gasten van elk geslacht, etniciteit, leeftijd, vermogen en meer zich meer dan welkom voelen op je evenement.

1. Ontwerp inclusieve evenementsessies

Een inclusief evenement houdt rekening met de uiteenlopende behoeften van zijn deelnemers en erkent dat mensen verschillende manieren van leren, deelnemen en betrokken raken hebben. Zonder doordachte planning kunnen bepaalde groepen zich buitengesloten voelen of moeilijk volledig deelnemen. Enkele voorbeelden zijn:

• Deelnemers met visuele beperkingen, die moeite kunnen hebben met presentaties die sterk leunen op visuele hulpmiddelen zonder verbale beschrijvingen. Evenzo kunnen mensen met gehoorbeperkingen het moeilijk vinden als er geen gebarentaalvertolking of ondertiteling beschikbaar is. Hier kun je het volgende doen:
  ○ Bied audio-omschrijvingen voor visuele inhoud
  ○ Zorg dat alle video’s ondertiteld zijn
  ○ Voorzie gebarentaaltolken of gebruik technische applicaties die gesproken informatie in geschreven tekstvorm aanbieden.
• Individuen die neurodivers zijn of cognitieve beperkingen hebben, kunnen snel, informatie-dichte sessies overweldigend vinden. Overweeg het volgende om dit te vermijden:
  ○ Ontwerp sessies met duidelijke, beknopte informatie
  ○ Sta deelnemers toe pauzes te nemen en bied stille ruimtes waar deelnemers zich kunnen terugtrekken als ze zich overweldigd voelen
  ○ Bied materiaal van tevoren aan voor voorafgaande beoordeling
• Introverten vinden grote groepsdiscussies of activiteiten die vereisen dat ze zich uitspreken voor iedereen mogelijk uitdagend. Kleine groepsdiscussies of activiteiten en evenement-apps die anonieme vraag- en antwoordsessies toelaten, kunnen helpen. Op deze manier geef je degenen die niet comfortabel zijn met openbaar spreken een stem, zodat hun inzichten worden gehoord en gewaardeerd.
• Deelnemers voor wie de primaire taal van het evenement niet hun moedertaal is, kunnen moeite hebben om het tempo van presentaties bij te houden of om deel te nemen aan discussies. Om niet-moedertaalsprekers te includeren kun je:
  ○ Gelijktijdige vertaaldiensten aanbieden ○ Zorgen dat materialen beschikbaar zijn in meerdere talen, inclusief woordenlijsten voor technische of branchespecifieke termen
  ○ Sprekers aanmoedigen duidelijk en in een gemeten tempo te spreken.
  ○ Technische applicaties gebruiken die gesproken informatie vertalen naar geschreven tekst, vertaald in de gewenste taal.

2. Omarm genderinclusiviteit

De toewijding aan inclusiviteit op je zakelijke evenement omvat een moderne begrip van gender. Als je wilt zorgen dat je evenement genderinclusief is, kun je de volgende maatregelen overwegen:

• Bied opties op registratieformulieren voor deelnemers om hun voornaamwoorden te specificeren, waaronder hij/hem, zij/haar, zij/hen, en een optie voor deelnemers om aan te geven als ze voornaamwoorden gebruiken die niet vermeld zijn. Gebruik deze voornaamwoorden op naambordjes, conferentiematerialen en binnen evenement-apps om ieders genderidentiteit te respecteren en te bevestigen.
• Zet sommige toiletten om naar genderneutrale faciliteiten. Stel duidelijke bewegwijzering en communicatie in voor en tijdens het evenement over de locatie en beschikbaarheid van deze toiletten.
• Train je evenementpersoneel op genderinclusiviteit, inclusief het gebruik van de juiste voornaamwoorden, begrip van genderdiversiteit en hoe een gastvrije omgeving voor alle deelnemers te creëren.
• Zorg dat de inhoud van je evenement, inclusief panels, sprekers en presentaties, rekening houdt met of aandacht heeft voor genderkwesties waar relevant. Streven naar een gendergebalanceerde lijst van sprekers en presentatoren weerspiegelt ook een toewijding aan inclusiviteit.

3. Verzorg alle deelnemers met diverse culinaire opties

Catering bij evenementen gaat verder dan alleen het verstrekken van voedsel; het is een kans om alle deelnemers zich welkom en gewaardeerd te laten voelen door te erkennen dat er diverse dieetbehoeften zijn. Inclusieve catering erkent een scala aan dieetbeperkingen, voorkeuren en culturele praktijken. Een paar manieren om ervoor te zorgen dat iedereen geniet van de cateringdiensten van je evenement zijn:

• Brede dieetopties
  Zorg ervoor dat er voor iedereen keuzes zijn, door vegetarische, veganistische, glutenvrije, halal en koosjere opties aan te bieden.
• Duidelijke communicatie en etikettering
  Verifieer dat de cateringservice alle voedselitems labelt met ingrediënten en mogelijke allergenen, evenals symbolen die aangeven of ze aan specifieke dieetcriteria voldoen. Deze transparantie stelt deelnemers in staat om geïnformeerde keuzes te maken en zich zeker te voelen over het voedsel dat ze consumeren.
• Cultureel diverse menukeuzes
  Voeg een selectie van gerechten toe die een verscheidenheid aan culturele tradities en keukens weerspiegelen. Dit bedient niet alleen deelnemers uit verschillende achtergronden, maar verrijkt ook de eetervaring voor alle deelnemers, door een smaak van wereldwijde diversiteit te bieden.

4. Stel een duidelijke gedragscode vast

Het vaststellen van verwachtingen voor gedrag versterkt het engagement van je evenement voor inclusiviteit. Beschrijf verwacht gedrag, waarbij het belang van een respectvolle omgeving wordt benadrukt. De gedragscode van je evenement moet:

• Discriminatie en intimidatie van welke aard dan ook, inclusief discriminatie op basis van genderidentiteit en -uitdrukking, expliciet verbieden.
• Duidelijke richtlijnen bieden voor het melden en aanpakken van klachten.
• Een toewijding aan een veilige en inclusieve omgeving tonen.

5. Geef prioriteit aan toegankelijkheid

Een echt inclusief evenement is toegankelijk voor iedereen. Kies locaties die verwelkomend zijn voor alle deelnemers, inclusief mensen met een beperking. Dit omvat:

• Zorg ervoor dat alle gebieden rolstoeltoegankelijk zijn en zorg dat ze gemakkelijk te navigeren zijn voor iedereen, inclusief deelnemers met visuele beperkingen
• Een schema met voldoende pauzes, waardoor iedereen comfortabel tussen locaties kan bewegen
• Bied virtuele toegang tot sessies voor degenen die zich fysiek niet snel tussen ruimtes kunnen verplaatsen

Het bouwen van een inclusief evenement gaat over het creëren van een omgeving waar diversiteit niet alleen wordt ondergebracht, maar gevierd. Het doel is om een evenement te creëren waar iedereen, ongeacht persoonlijke of fysieke uitdagingen, volledig kan deelnemen, leren en bijdragen aan het succes van het evenement.

Organiseer je binnenkort een zakelijk evenement? Vraag ons naar onze inclusiviteitsfaciliteiten of andere diensten. Neem contact met ons op: +31 20 531 33 55 | events@beursvanberlage.com.

Willemijn de Vet legt uit waarom de Beurs van Berlage duurzaamheid zo belangrijk vindt: “We organiseren vooral meerdaagse, internationale congressen. Je kunt je wel voorstellen wat een grote ecologische voetafdruk dat achterlaat, alleen al qua vliegreizen en afval. Daarom zijn we, al vóór corona, gaan kijken hoe we onze duurzaamheid kunnen verbeteren. Hoe stond het er eigenlijk voor met ons maatschappelijk verantwoord ondernemen? Er zijn toen diverse werkgroepen gestart. Medewerkers zijn er actief bij betrokken. Er kwamen toen heel veel ideeën en plannen naar boven. Toen kwam corona en viel dat initiatief stil, maar daarna hebben we dat weer opgepakt. Er bleken overal in de organisatie projectjes te lopen op dit gebied, zonder dat ze vastgelegd werden.” Het werd tijd voor een centralisatie van die afzonderlijke initiatieven. Verduurzamen is immers teamwork.

Green Globe-certificaat

Mede om het duurzaamheidsbeleid gezamenlijk vorm te geven, werd gekeken naar certificering op gebied van duurzaamheid. De Beurs kwam uit bij de Green Globe Standard, een internationale certificering voor de reis- en toerismesector. “Dat traject gaf ons echt een raamwerk om onszelf te evalueren en te verbeteren. Er werd ons bijvoorbeeld gevraagd naar wat we met ons afval deden en welke stroom we gebruiken. Daaruit volgde een lijst van wat we al goed doen en wat er nog beter kan. We bleken op veel vlakken al in de juiste richting te werken, ondanks dat we in een monumentaal pand zitten. Er wordt vaak door de buitenwereld gedacht dat je dan veel maatregelen níét kunt nemen, zoals dubbelglas of zonnepanelen. Maar er is wel degelijk veel ruimte voor vergroening. Bovendien is het al ontzettend duurzaam om een gebouw dat ruim een eeuw bestaat nog steeds in gebruik te hebben, waardoor het nog steeds een bestaansreden heeft.” Het traject werd succesvol doorlopen: de Beurs is het eerste Nederlandse congrescentrum dat het Green Globe-certificaat heeft gekregen.

Gaandeweg groener worden

Op basis van dit traject is ook het MvO-beleid (‘Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen’) ontstaan, dat stapsgewijs steeds verder gerealiseerd wordt. “We vroegen ons af: welke van deze duurzaamheidsaspecten moeten echt onderdeel worden van ons DNA? Dat werd de basis van ons beleid op dit gebied. Een van de pijlers daarvan is dat we niet alles gaan weggooien wat niet duurzaam is. In sommige delen van het pand wordt nog geen ledverlichting gebruikt. Pas wanneer de lampen kapot zijn, vervangen we ze door duurzamere verlichting . Sommige van die beslissingen moeten we bovendien samen met Monumentenzorg nemen. We kunnen niet zomaar dubbelglas nemen, omdat dat het aanzien van het gebouw verandert. Maar we kunnen wel in overleg een duurzamere variant uitkiezen met dezelfde uitstraling.”

Warme en koude lucht slim verdelen

Ook is de Beurs actief gaan investeren in innovatie technologie, waaronder voor de ventilatie. De Vet vertelt dat er in de zomer altijd veel warmte overblijft. Kan die niet in de winter ingezet worden? “We hebben nu pompen die de warme lucht in de winter binnenhouden. Is het te koud in de ene ruimte en te warm in de andere? Dan lost het systeem dat op. In de zomer gebeurt hetzelfde, maar dan met de koude lucht. Daarom hebben we geen airco nodig en hoeven we veel minder gas te verbruiken. Tegelijkertijd zorgt het systeem ervoor dat we binnen altijd frisse lucht hebben; we blijven dus geen ‘gebruikte’ zuurstof rondpompen. Dat is een grote investering geweest, zeker in een monumentaal pand, maar het was gelukkig mogelijk.”

Samen met leveranciers en klanten verduurzamen

Verduurzamen doe je niet alleen. De Beurs werkt samen met veel partners en leveranciers, bijvoorbeeld op gebied van de catering. “Inmiddels komt er zeventig procent minder afval vanuit onze keukens. Toch is er nog best veel restafval. Daarom vragen we actief aan onze leveranciers om met ons mee te denken om verpakkingsmaterialen zoveel mogelijk te verminderen. Kan de vis niet langer in plastic verpakt worden? Kunnen de koffiebekertjes alleen van recyclebaar karton gemaakt worden? Onze partners reageren daar allemaal enthousiast op: ze hebben dan ook allemaal ons duurzaam koopbeleid ondertekend. Daarmee beloven ze ons te informeren wanneer er milieuvriendelijkere alternatieven beschikbaar zijn voor hun producten, die aansluiten op onze groene doelstellingen. We geven bovendien onze klanten advies over hoe ze hun evenement duurzamer kunnen aanpakken. Zijn er bijvoorbeeld minder vervuilende alternatieven voor de plastic naamkaartjes waarom ze vragen? Het Green Globe-certificaat is in die zin echt een startpunt geweest. Nu gaan we nóg verder daarmee.”

Wilt u meer weten over de duurzame maatregelen die de Beurs van Berlage neemt? Download dan de gratis infographic Vijfsterrenkwaliteit én groen.

Ga voor een gebouw met ambiance

Een goed congres heeft natuurlijk inspirerende lezingen en workshops op het programma staan. Maar het is ook een uitgelezen kans om nieuwe mensen te ontmoeten en te netwerken. Dat ging offline toch een stuk lastiger, nietwaar? In een sfeervol congrescentrum lopen gesprekken nog net wat gemakkelijker. Kiest u voor een gebouw met een rijke geschiedenis? Dan heeft u al gelijk een mooi gespreksonderwerp te pakken, al dan niet om het ijs mee te breken. Zo zorgt een goede ambiance voor een groter en directer gevoel van saamhorigheid.

Betrek de stad in de ervaring

Een totaalervaring begint niet pas zodra u bij de congreslocatie arriveert. De keuze voor een aantrekkelijke stad draagt namelijk sterk bij aan een onvergetelijk evenement. Het vooruitzicht van de reis levert de nodige voorpret op, zeker wanneer bezoekers uit het buitenland komen. Zou het bijvoorbeeld niet leuk zijn om het congres te combineren een fijne citytrip? Een congres in Amsterdam biedt dan een mooie kans om eindelijk eens naar het Rijksmuseum of het Van Gogh Museum te gaan. Of u laat de bezoekers aan uw business event het zakelijke centrum van Nederland zien: de Zuidas.

Schakel een expert in

Wie zeker wil zijn van een spetterend zakelijk evenement, schakelt een expert in. Een goed congrescentrum stelt niet alleen ruimte ter beschikking, maar denkt ook mee over de invulling van het programma. De Beurs van Berlage gaat graag in gesprek met u. We hebben jarenlange ervaring met het organiseren van congressen, beurzen en andere (zakelijke) events. Daardoor weten we precies waar we op moeten letten. Op basis van uw wensen en behoeften stellen we het juiste totaalpakket samen: van de menukaart, tot het boeken van dichtbijgelegen hotels. Al deze elementen – samen met het enthousiaste publiek natuurlijk – zorgen voor een onvergetelijke ervaring voor uw gasten.

Wilt u meer weten over excellente dienstverlening van de Beurs van Berlage? Download dan de gratis infographic Ontdek het gemak van onze congresservices.

Om het succes van uw event te garanderen, wilt u niets aan het toeval overlaten. De Beurs van Berlage geeft u een goed doordacht plan B, zodat uw evenement zorgeloos kan plaatsvinden.

Wij denken aan alles, zodat u zich alleen hoeft te richten op de inrichting van uw event.

1. Twee glasvezellijnen
Bij een event is de internetverbinding de lifeline. Als die wegvalt kunnen online deelnemers niet langer meedoen en loopt u veel bezoekers mis. Daarom beschikt de Beurs van Berlage over twee stabiele glasvezellijnen. Valt één van die verbindingen uit, dan wordt naadloos overgeschakeld naar een andere lijn. Zo zijn zorgen over de connectie niet meer nodig.

2. Alternatieve apparatuur

Naast een stabiele internetverbinding, is audiovisuele apparatuur (AV) van extra belang voor een event. Als een LED-scherm, microfoon of beamer uitvalt, leidt dat tot vervelende situaties. Daarom heeft de Beurs van Berlage alternatieve apparatuur in huis, zodat u in no time kunt overschakelen op een nieuwe installatie. Dat geeft meer zekerheid.

3. Snelle vervanging van personeel of leveranciers

Bij elk evenement blijft personeel een belangrijk onderdeel. Wat als een deel van de medewerkers ziek wordt of plotseling in quarantaine moet? Om deze uitdaging op te vangen werken wij met verschillende bureaus, die op korte termijn een vervangend team kunnen inzetten. Wij zijn nooit afhankelijk van één partij. Dat geldt ook voor de leveranciers waar we mee samenwerken.

4. Kan uw spreker niet komen? Zet hem op afstand in

Het komt voor dat een spreker of presentator ineens niet beschikbaar is, omdat hij bijvoorbeeld niet kan reizen. De Beurs van Berlage maakt gebruik van een vooruitstrevende techniek, waarbij een hologram van de spreker op een podium geprojecteerd wordt. Dat maakt het voor de spreker mogelijk om op afstand in te schakelen, zodat een keynote of sessie toch plaats kan vinden.

5. Een back-up voor het online platform

Bij een online event vormt het online platform een belangrijke basis: hier bekijken uw online deelnemers de livestreams en gaan ze de interactie aan. Maar wat als dat platform om een of andere reden niet bereikbaar is? In dat geval bieden wij een alternatief. Alle online deelnemers krijgen een link toegestuurd, waarmee ze via een andere omgeving meteen verder kunnen kijken.

6. Schakel razendsnel over van live event naar hybride of online

De Beurs van Berlage heeft voor alle technische uitdagingen van uw evenement een plan B en biedt maximale flexibiliteit. Zou uw event volledig live plaatsvinden, maar is dat door omstandigheden niet langer mogelijk? Dan zetten we het evenement in een handomdraai om naar hybride of volledig online event. Op die manier kan uw evenement gewoon doorgaan. 

Persoonlijke ontmoetingen zijn voor mensen van groot belang. We zoeken elkaar dan ook steeds meer op. Toch zijn er nog steeds belangrijke maatregelen waar we ons aan moeten houden om verspreiding van het coronavirus tegen te gaan. Dit betekent dit dat de organisatie van alle bijeenkomsten geprofessionaliseerd moet worden om de veiligheid van bezoekers te garanderen. De evenementenbranche in Nederland heeft hier volop op in gespeeld, en zij zetten zich ervoor in om evenementen met dezelfde luxe uitstraling te organiseren als voorheen. Hoe ze dit doen? U leest het in deze blog!

Eten & Drinken
Wat betreft de catering zijn er ontzettend veel mogelijkheden om dit op een veilige manier te faciliteren. De horeca heeft de afgelopen periode laten zien erg innovatief te zijn. Een voorbeeld hiervan zijn de vele afhaal- en bezorgmogelijkheden die opgezet zijn. Zelfs sterrenrestaurants sloten zich hierbij aan, en lieten zien dat het ook op hoog niveau mogelijk is om je gasten een unieke beleving te bieden op deze manier.

Tijdens events zal een dergelijke opzet ook toegepast kunnen worden. Veel evenementenlocaties hebben aangegeven om maaltijden en snacks afgedekt in persoonlijke boxen aan te bieden. Ook drankjes worden in disposables aangeboden. Daarnaast worden er volop concepten ontwikkeld om (gala)diners veilig plaats te laten vinden. Bent u benieuwd naar de mogelijkheden die een evenementenlocatie aanbiedt? Vraag dan gerust deze informatie bij de desbetreffende organisatie aan.

Routing & Ruimte
Naast een veilige oplossing voor de catering is het uiteraard ook van belang om deelnemers van het evenement ook tijdens de pauzes voldoende afstand te kunnen laten bewaren. De oppervlakte van de evenementenlocatie is dan ook cruciaal voor het aantal deelnemers dat deel kan nemen aan uw evenement.

Communicatie & Branding
De communicatie naar individuele bezoekers toe zal de komende periode ook ontzettend belangrijk zijn. Zij zullen geïnformeerd worden over de minst drukke routes naar de evenementenlocatie toe, welke ingang op welk tijdstip te nemen, waar te lunchen, welke zalen te vermijden als het te druk wordt, en hoe veilig van de ene sessie naar de volgende kunnen gaan. Sommige locaties bieden zelfs de mogelijkheid aan om door middel van een app virtueel deel te nemen aan een sessie, wanneer de zaal op dat moment te vol is.

Naast de individuele communicatie naar de bezoekers toe is er uiteraard ook voldoende (digitale) bewegwijzering aanwezig bij evenementenlocaties. Deze schermen kunt u vrijwel altijd op laten maken in uw eigen huisstijl, waardoor uw merk en logo gedurende het gehele evenement overal zichtbaar zijn. Er zijn ook steeds meer mogelijkheden om een live evenement te combineren met een virtuele component. Hierdoor kunnen ook internationale bezoekers deelnemen aan het evenement. In deze online omgeving is het ook mogelijk om uw eigen huisstijl terug te laten komen.

Tot slot
De komende periode zullen er meerdere technische ontwikkelingen gedeeld worden op het gebied van evenementen. Bent u benieuwd naar de mogelijkheden die deze technologische ontwikkelingen met zich meebrengen? Kijk dan eens op deze webpagina van de Beurs van Berlage. Zij werken op dit moment aan een online omgeving die ook de unieke ambiance en uitstraling van de monumentale Beurs van Berlage biedt aan de deelnemers die zelf niet in Amsterdam aanwezig kunnen zijn.

Goed werkende IT is niet meer weg te denken tijdens een succesvol evenement. Livestreams, live polls, TV uitzendingen, live-verbindingen, cloud-oplossingen, online registratie, zoom meetings, productiekantoor, speaker-ready set-ups, aparte eventnetwerken; het vraagt ongelofelijk veel inspanning van een IT-infrastructuur. Met de ultramoderne IT-infrastructuur en de installatie van Wifi 6 is de Beurs van Berlage niet alleen volledig voorbereid op de digitale evenementen van de toekomst, maar loopt ze bovendien voorop met haar IT.

In de afgelopen maanden, terwijl het in evenementenland oorverdovend stil was, heeft IT-partner H&S Computer Services niet stilgezeten. De oude IT-infrastructuur werd onder de loep gelegd en er is kritisch gekeken hoe we deze toekomstbestendig konden maken in een steeds digitaler wordende wereld. Meer dan 6 kilometer afgeschermde bekabeling, 100 beheerde Wifi 6 access points, zeer krachtige routers, firewall en switches, en een flexibele bandbreedte van 1,5Gb t/m 10GB flexibel inzetbaar, zijn het resultaat. Switches en routers vormen de ruggengraat van het netwerk. Ze worden continu bewaakt en configuraties zijn op afstand of lokaal door te voeren.

Tevens is er naast de bestaande twee glasvezelinternetaansluiting, een derde glasvezelaansluiting gerealiseerd. De Beurs van Berlage heeft ervoor gekozen om een samenwerking aan te gaan met twee onafhankelijke glasvezelpartijen met ieder hun eigen specialisme, waardoor risico’s worden gespreid, snelheid wordt geoptimaliseerd en de evenementorganisator bedrijfszekerheid op hoog niveau kan worden geboden.

Een deel van de glasvezel kan ook worden geconfigureerd ten behoeve van live TV- of radio-uitzendingen. Een directe verbinding met de Media Gateway en Master Control room (live TV schakelcentrum) in Hilversum zijn mogelijk. Ook een live TV uitzending in een ander land of werelddeel of het livestreamen naar (een) YouTube (kanaal) behoren tot de mogelijkheden.

Wifi 6 is de nieuwste Wifi-standaard. De afhandeling van data is tenminste 4 keer beter dan die van Wifi 5. Dat zorgt over het algemeen niet direct voor sneller internet, maar het zorgt wel voor een snellere en stabielere verbinding binnen het netwerk. Een apart netwerk inrichten en verbinden was in de Beurs van Berlage altijd al mogelijk, maar nieuw is de hoge snelheid binnen dit netwerk. Wil een spreker tijdens uw evenement op het laatste moment zijn presentatie aanpassen? Dit kan in onze speaker-ready room, waarna de presentatie eenvoudig door middel van een directe verbinding naar het podium kan worden gestuurd. Zit uw spreker in Amerika en presenteert hij via een livestream? Dan kan hij de presentatie eenvoudig uploaden naar de aparte cloudserver waardoor hij tot op het laatste moment aanpassingen aan zijn presentatie kan doen.

De nieuwe draadloze techniek van Wifi 6 zorgt verder ook voor een betere Wifi-dekking, wat tijdens evenementen in een gebouw van ruim 16,000 m² niet geheel onbelangrijk is. Deze draadloze voorzieningen kunnen grote hoeveelheden gebruikers tegelijkertijd aan. Daarnaast is het leuk om te weten dat Wifi 6 steeds beter wordt naarmate de tijd verstrijkt, omdat er steeds meer devices komen, zoals mobiele telefoons, die Wifi 6 volledig ondersteunen.

Maar niet alles hoeft over het internet. Stel u organiseert een medisch congres en u wilt tijdens het congres live beelden van een operatie laten zien. Hier zijn details en ultra scherpe beelden zonder vertraging van belang. Dit zou via het internet kunnen, maar daar is de kans op vertraging aanwezig. In dit geval kunnen we een directe route naar het bewuste ziekenhuis definiëren, buiten het internet om, via een directe glas-route.

Kortom, met onze ultramoderne IT-infrastructuur en de installatie van Wifi 6 is de toekomst van IT vandaag al beschikbaar in de Beurs van Berlage. Bent u benieuwd naar de technische details van onze IT-infrastructuur, download dan onze infosheet.

Het was een vreemde gewaarwording. Wat niemand ooit voor mogelijk had gehouden gebeurde: de wereld van de evenementen en congressen kwam in één klap tot stilstand. Plots werd de Beurs van Berlage, net als haar collega-evenementenlocaties, geconfronteerd met een lege agenda. “Toch hadden we het in het begin nog best druk”, blikt de Director of Sales van de Beurs terug. “Vooral met het verplaatsen van evenementen. Daar komt veel bij kijken: je moet organisatoren geruststellen, ruimte creëren in de toch al volle agenda, kijken of de huidige vorm van het evenement bijvoorbeeld over een jaar ook nog geschikt is, en met de hotels in overleg over de reeds geboekte kamers voor meerdaagse congressen.”

Kijken naar wat wel mogelijk is: herstart met kleine evenementen

Bij de Beurs drong snel het besef door dat het geen oplossing was om stil te zitten en wachten tot de pandemie voorbij zou zijn. Er moest juist goed naar de wensen vanuit de markt moest worden geluisterd om passende nieuwe producten en diensten ontwikkeld moesten worden. Er werd gekeken naar wat nog wél mogelijk was, ondanks alle beperkingen en onzekerheden. Zo kwam het tot een herstart met kleinschalige evenementen, zoals concerten en diploma-uitreikingen. Ook werden ruimtes beschikbaar gesteld voor aandeelhoudersvergaderingen en examenkandidaten, en werd de Beurs zelfs ingericht als stemlocatie voor de landelijke verkiezingen. “Dat was een mooie manier om andere sectoren met ruimtegebrek te kunnen helpen. Voor onze mensen was het ook fijn, want niks doen en stilzitten zit niet in ons DNA.”

De volgende stap: virtueel de Beurs weer binnenlopen

Maar de Beurs deed nog meer, inspelen op de stijgende vraag naar hybride en virtuele evenementen bijvoorbeeld. Samen met partners Faber Audiovisuals, Univate en Plugged Live Shows, werd al snel een platform ontwikkeld dat organisatoren de mogelijkheid bood hun fysieke evenement uit te breiden met een virtuele ervaring, of zelfs volledig digitaal te maken.

Met het ‘Beurs van Berlage Virtual Live Events Platform’, stap je als deelnemer de digitale Beurs binnen. De portier heet je persoonlijk welkom, waarna je de beursfoyer binnenloopt. Daar hoor je het geroezemoes van de overige deelnemers op de achtergrond, net als bij een live congres. Van Kessel is hier erg enthousiast over, omdat het op deze manier alsnog mogelijk is de ambiance van het monumentale gebouw en de persoonlijke gastvrijheid te beleven. “Bij een online congres krijg je vaak een linkje. Als je daarop klikt, kom je meestal in een Zoom-achtige omgeving. Maar de Beurs is nu juist een locatie waarvoor je kiest vanwege de rijke historie en de uitstraling. Met het platform waan je je, hoewel digitaal, toch in de Beurs van Berlage. Het carrousel in het platform stelt bezoekers in staat met-mede congresbezoekers te communiceren, en zelfs de sprekers live vragen te stellen.”

Om hybride en virtuele evenementen naar een volwassen niveau te tillen, realiseerde de Beurs een volledige nieuwe state of the art eventstudio: Studio Berlage. Studio Berlage is niet zomaar een green screen waarbij een spreker plat in een andere achtergrond wordt geprojecteerd, maar een echt podium in één van de historische zalen van de Beurs. Er wordt gewerkt met een LED-basis met daaromheen een virtuele wereld, wat een levendige interactie op afstand mogelijk maakt tussen publiek, presentatoren en/of meerdere keynotesprekers.

Daarnaast werd de Administratiezaal omgebouwd tot een kleinere studio, Studio 1903, die volledig ingericht is op het volledig ontzorgen van organisatoren van kleinere online webinars, seminars en andere kleinschalige virtuele events.

Online blijft vanwege de grote toegevoegde waarde

De Beurs van Berlage gaat ervan uit dat hybride evenementen blijven, omdat de online component van grote toegevoegde waarde is. Een belangrijk voordeel is dat organisatoren hun bereik nu kunnen vergroten. “Normaal gesproken is er in de Beurs van Berlage plek voor maximaal 1300 congresdeelnemers. Door het toevoegen van een online component, kun je het aantal deelnemers ophogen, tot het oneindige. Maar je kunt óók een hele andere doelgroep aantrekken, doordat online ook als een soort on-demandmodel werkt. Mensen die alleen voor een bepaald congresonderdeel belangstelling hebben, kijken alleen naar dat item. Op afstand kijken is bovendien interessant voor mensen die niet willen, kunnen of mogen reizen. Je kunt er ook voor kiezen om sessies op een later tijdstip terug te kijken. Met online toevoegingen haal je dus meer rendement uit je evenement. Dankzij het deelbare karakter van bijvoorbeeld een opname, kun je ervoor kiezen om die later nog eens aan te bieden. Dat kun je doen via een digitaal kanaal, bijvoorbeeld via een abonnementsvorm, maar ook tijdens een ander evenement.”

Live events komen volledig terug

Maar hoe waardevol alle online opties ook zijn, Van Kessel gelooft nog steeds in de kracht van live-events. “Een spontaan gesprek op de vloer is toch anders dan via een scherm communiceren. Het geeft natuurlijk ook een ander gevoel om een evenement te bezoeken in een internationale hotspot met charme; een gebouw met grandeur, the place to be in het warme hart van Amsterdam waar bijzondere dingen gebeuren.”

Ze is er dan ook van overtuigd dat live events in volle glorie terugkomen. Dit gaat in haar ogen wel gepaard met nieuwe uitdagingen wanneer er ook een online component is. Zo raken mensen die via een scherm meekijken vaak snel afgeleid, waardoor het meer moeite kost om hun aandacht vast te houden. Andersom geldt: juist als het eenvoudig is vanuit de huiskamer bij een event te zijn, vergt dat een extra inspanning om mensen te verleiden tot een bezoek op locatie.

“Wil je succes hebben met een hybride evenement, dan moet je eigenlijk twee aparte programma’s aanbieden. Die programma’s zullen een groter onderscheidend vermogen moeten hebben dan voorheen. Bij live congressen draait het om het programma voor de hele dag, inclusief dingen als een goede lunch, schone toiletten, duidelijke bewegwijzering en gastvrij personeel. Bij het online gedeelte draait het veel meer om zaken als de kracht van de sprekers, de onderwerpen van de sessies en de content.”

Samen een succes maken van uw event

De Beurs van Berlage denkt graag mee met organisatoren van congressen en andere evenementen, over hoe zij hun deelnemers live en online het beste kunnen boeien. “We hebben alle faciliteiten in huis om een onvergetelijk congres volledig van A tot Z te organiseren en neer te kunnen zetten, zowel live, hybride als volledig virtueel. Onze medewerkers zijn zeer ervaren en kunnen, samen met onze partners, veel werk uit handen nemen van een organisator. Denk aan het voortraject, de registratie, het regelen van hotels tijdens het evenement, het evenement zelf met alles erop en eraan, maar ook aan de nazorg. Wij hebben alles in huis om van elk evenement een groot succes te maken.”

De gebeurtenissen van de afgelopen tijd hebben in ieder geval veel creativiteit bovengebracht bij de Beurs van Berlage. Het is gebleken dat de organisatie veerkrachtig is en snel kan inspelen op verandering. “We zijn niet bij de pakken neer gaan zitten. De crisis heeft ons geleerd dat je altijd over een plan B moet beschikken. Daardoor kan een evenement altijd doorgaan, ook als er iets onverwachts gebeurt. We kunnen dus altijd iets betekenen voor onze klanten. Samen maken we er een succes van en zorgen we ervoor dat we bereiken waar het uiteindelijk allemaal om gaat: dat bezoekers een onvergetelijke ervaring hebben,” besluit Evelien van Kessel.

Wilt u ook een (hybride) congres/evenement organiseren in de Beurs van Berlage? Lees dan hier meer of neem contact met ons op.

In de wereld van vandaag, zijn hybride evenementen niet meer weg te denken. Dat uitstekende techniek en de nieuwste audiovisuele middelen tijdens zo’n hybride evenement onmisbaar zijn, is voor niemand een verrassing. Maar hoe kunt u als organisator ervoor zorgen dat deze techniek een extra dimensie geeft aan uw evenement en een onvergetelijke beleving creëert voor zowel uw fysiek aanwezige gasten als de online deelnemers. Hoe zorgt state-of-the-art equipment in een monumentale setting voor die onvergetelijke beleving? 

Wat is een hybride evenement?

Een hybride event brengt het beste van twee werelden samen. Aan de ene kant is het als vanouds: uw live gasten wonen sessies bij op een inspirerende locatie en netwerken met andere deelnemers. Tegelijkertijd is er een virtueel component, waardoor online deelnemers dezelfde sessies op afstand kunnen bekijken en contact kunnen leggen met de zaal of andere online bezoekers. Met het juiste concept creëert u een community-gevoel en geeft u alle deelnemers een onvergetelijke ervaring.  

Het belang van interactie

Tijdens een hybride evenement is het belangrijk zowel sprekers als deelnemers de mogelijkheid te geven tot interactie. Zo kan een presentator live in Amsterdam een gesprek aangaan met een keynote spreker uit China, die een vraag beantwoordt van een online deelnemer uit Amerika, waar het live publiek in Amsterdam weer op kan reageren. Maar hoe kunt u ervoor zorgen dat dit vlekkeloos verloopt? Dat iedereen elkaar goed kan zien, goed kan verstaan, dat er niet steeds tussen beelden gewisseld hoeft te worden, maar dat alles overzichtelijk kan worden weergegeven? Dat sprekers en deelnemers de meest indrukwekkende visuele ervaring beleven? In de Beurs van Berlage kan dit door middel van The Curve. 

De toegevoegde waarde van The Curve 

The Curve is een indrukwekkende 13 meter lange en 4 meter hoge LED wand die opgesteld staat in de monumentale Effectenbeurszaal van de Beurs van Berlage. Door zijn imposante breedte is het met The Curve mogelijk om tijdens een hybride evenement, zowel de spreker met daarnaast zijn presentatie en de online deelnemer tegelijkertijd te laten zien. Ook kan tijdens een medisch congres de presenterende arts tegelijkertijd in beeld te zien zijn met daarnaast een live video van een operatie. Dankzij de samenwerking met Faber Audiovisuals, is het mogelijk om met deze geweldige LED technologie een onvergetelijke indruk achter te laten bij sprekers en deelnemers. Maar wat dacht u van sponsoren? 

Maximale exposure voor sponsoren

Tijdens een live evenement hebben sponsoren de kans om zichtbaar te zijn middels een stand. Maar ook online kunt u, door gebruik te maken van The Curve, uw sponsoren uitgebreide zichtbaarheid geven. Door de breedte van het scherm kunnen sponsoren eenvoudig de hele sessie in beeld blijven staan, waardoor ze tijdens uw evenement maximale exposure hebben, voor zowel de online als de fysiek aanwezige deelnemers. Of wat dacht u van een interview met uw sponsor, op afstand, uitgezonden op het LED scherm dat tijdens de presentatie in zijn huisstijl wordt weergegeven? De mogelijkheden zijn eindeloos. 

Showcase hybride evenement

Bent u benieuwd hoe The Curve eerder in de praktijk is ingezet tijdens een evenement in de Beurs van Berlage? Bekijk dan de showcase van het 15th ACM Conference on Recommender Systems dat eind september 2021 in de Beurs plaatsvond.

De Beurs van Berlage is niet alleen een prachtige historische locatie in het centrum van Amsterdam, maar biedt alle faciliteiten die u nodig heeft voor een geslaagd hybride evenement. Door geschiedenis en de laatste technologie samen te brengen, zetten we een onvergetelijke ervaring neer voor uw bezoekers! 

Neem contact met ons op om te ontdekken wat we voor u kunnen betekenen. 

Amsterdam, 19 augustus 2021 – Dat kwaliteit hoog in het vaandel staat bij de Amsterdamse Beurs van Berlage blijkt wel uit hun missie ‘Het beste congres- en evenementencentrum op 5-sterrenniveau zijn’. Deze missie werd gistermiddag bekrachtigd door de in ontvangstname van kwaliteitskeurmerk YOIN excellent meeting places.

“Door het bieden van persoonlijke aandacht en vijf-sterrenkwaliteit, zorgen wij er met alle collega’s voor dat alle congressen en evenementen die bij ons plaatsvinden, altijd van het hoogst mogelijke niveau zijn,” vertelt Beurs van Berlage Marketingmanager Willemijn de Vet. “Wij zijn daarom ook bijzonder trots dat we met het YOIN excellent meeting places kwaliteitskeurmerk de erkenning krijgen voor deze inspanning en het bewijs kunnen laten zien dat de Beurs van Berlage daadwerkelijk een Excellent Meeting Place is!”

In een tijd waarin contacten tussen mensen zich meer en meer in een virtuele wereld afspelen, neemt de behoefte aan contact in de werkelijke wereld niet af. Integendeel; de waarde van fysiek ontmoeten neemt zelfs toe, evenals de eisen op het gebied van kwaliteit.

De Beurs van Berlage biedt een platform aan de behoefte van mensen om elkaar te ontmoeten. In een historische ambiance in het absolute centrum van de stad, rond het verhaal van handel, ondernemerschap en architectuur, biedt de Beurs van Berlage mogelijkheden aan zowel de zakelijke als particuliere bezoeker.

Daarmee is de Beurs van Berlage de Hotspot sinds 1903 waar iedereen elkaar wil ontmoeten in het centrum van de stad. Bij al die ontmoetingen en in de totale programmering speelt synergie een belangrijke rol. Iedere ontmoeting leidt tot verrijking en een onvergetelijke ervaring van onze gasten.

“De Beurs van Berlage is als veelzijdige en professionele sfeerlocatie ingericht en bemand. Ongeacht de historische 'beperkingen' doet de locatie meer dan zijn best om aan de hedendaagse congres- en vergadernorm te kunnen voldoen. Daar slagen zij wat mij betreft met vlag en wimpel voor.” Aldus inspecteur Michiel Smilde. “De locatie heeft zich de afgelopen jaren op hoog niveau ontwikkeld tot veelzijdige (inter)nationale meeting- en eventlocatie van belang. Vakmanschap staat hoog in het vaandel.”

YOIN excellent meeting places is hét betrouwbare kwaliteitsmerk voor congres- en evenementenlocaties. YOIN excellent meeting places adviseert, ondersteunt en beoordeelt locaties op kwaliteit, deskundigheid, betrouwbaarheid, innovatie en service. Daarnaast zorgt het netwerk voor hoogwaardige uitwisseling en ontwikkeling van kennis, waardoor deelnemende professionals continue ondersteund worden bij de bedrijfsmatige en individuele ontwikkeling en professionalisering.