Om het succes van uw event te garanderen, wilt u niets aan het toeval overlaten. Met name een hybride event heeft extra aandachtspunten, die bij een fysiek evenement niet aan de orde waren. Denk aan een online omgeving die altijd moet blijven werken. De Beurs van Berlage geeft u een waterdicht plan B, zodat uw evenement zorgeloos kan plaatsvinden. In deze blog brengen we de vijf belangrijkste onderdelen in kaart. Wij denken aan alles, zodat u zich alleen hoeft te richten op de inrichting van uw event.

1. Twee glasvezellijnen voor een stabiele verbinding

Bij een hybride event is de internetverbinding de lifeline. Als die wegvalt kunnen online deelnemers niet langer meedoen en loopt u veel bezoekers mis. Daarom beschikt de Beurs van Berlage over twee stabiele glasvezellijnen. Valt één van die verbindingen uit, dan wordt naadloos overgeschakeld naar een andere lijn. Zo zijn zorgen over de connectie niet meer nodig: u blijft altijd live.

2. Altijd een back-up voor het online platform

Bij een online event vormt het online platform een belangrijke basis: hier bekijken uw online deelnemers de livestreams en gaan ze de interactie aan. Maar wat als dat platform om een of andere reden niet bereikbaar is? In dat geval bieden wij altijd een alternatief. Alle online deelnemers krijgen een link toegestuurd, waarmee ze via een andere omgeving meteen verder kunnen kijken.

3. Altijd een alternatief bij defecte apparatuur

Naast een stabiele internetverbinding en een goed werkend platform, is audiovisuele apparatuur (AV) van extra belang voor een hybride event. Als een LED-scherm, microfoon of beamer uitvalt, leidt dat tot vervelende situaties. Daarom heeft de Beurs van Berlage altijd alternatieve apparatuur in huis, zodat u binnen een uur kunt overschakelen op een nieuwe installatie. Dat geeft meer zekerheid.

4. Snelle vervanging van personeel of leveranciers

Ook bij een hybride event blijft personeel een belangrijk onderdeel van uw evenement. Wat als een deel van de medewerkers plotseling in quarantaine moet? Om deze uitdaging op te vangen werken wij met verschillende bureaus, die op korte termijn een vervangend team kunnen inzetten. Wij zijn nooit afhankelijk van één partij. Dat geldt ook voor de leveranciers waar we mee samenwerken.

5. Kan uw spreker niet komen? Zet hem op afstand in

Het komt voor dat een spreker of presentator ineens niet beschikbaar is, omdat hij bijvoorbeeld niet kan reizen. De Beurs van Berlage maakt gebruik van een vooruitstrevende techniek, waarbij een hologram van de spreker op een podium geprojecteerd wordt. Dat maakt het voor de spreker mogelijk om op afstand in te schakelen, zodat een keynote of sessie toch plaats kan vinden.

Schakel razendsnel over van live event naar hybride of online

De Beurs van Berlage heeft voor alle technische uitdagingen van uw evenement een plan B en biedt maximale flexibiliteit. Zou uw event volledig live plaatsvinden, maar is dat door omstandigheden niet langer mogelijk? Dan zetten we het evenement in een handomdraai om naar hybride of volledig online event. Op die manier kunnen uw plannen altijd doorgaan, wat er ook gebeurt.

Bent u benieuwd hoe de Beurs van Berlage invulling geeft aan veilige samenkomsten? Kijk dan eens naar de veiligheidsstandaarden en -maatregelen van de Beurs van Berlage en download de infosheet.