Inclusiviteit is een kernwaarde geworden voor toonaangevende bedrijven wereldwijd. Een positieve ontwikkeling die ook invloed heeft op moderne zakelijke evenementen. Dit is een begrijpelijke trend, aangezien het beheren van inclusiviteit op je evenement invloed heeft op de tevredenheid van de deelnemers en het algehele succes van het evenement. Dus, wat kun je doen om elke deelnemer welkom te heten? In dit artikel vind je een lijst met aanbevelingen om ervoor te zorgen dat gasten van elk geslacht, etniciteit, leeftijd, vermogen en meer zich meer dan welkom voelen op je evenement.

1. Ontwerp inclusieve evenementsessies

Een inclusief evenement houdt rekening met de uiteenlopende behoeften van zijn deelnemers en erkent dat mensen verschillende manieren van leren, deelnemen en betrokken raken hebben. Zonder doordachte planning kunnen bepaalde groepen zich buitengesloten voelen of moeilijk volledig deelnemen. Enkele voorbeelden zijn:

• Deelnemers met visuele beperkingen, die moeite kunnen hebben met presentaties die sterk leunen op visuele hulpmiddelen zonder verbale beschrijvingen. Evenzo kunnen mensen met gehoorbeperkingen het moeilijk vinden als er geen gebarentaalvertolking of ondertiteling beschikbaar is. Hier kun je het volgende doen:
  ○ Bied audio-omschrijvingen voor visuele inhoud
  ○ Zorg dat alle video’s ondertiteld zijn
  ○ Voorzie gebarentaaltolken of gebruik technische applicaties die gesproken informatie in geschreven tekstvorm aanbieden.
• Individuen die neurodivers zijn of cognitieve beperkingen hebben, kunnen snel, informatie-dichte sessies overweldigend vinden. Overweeg het volgende om dit te vermijden:
  ○ Ontwerp sessies met duidelijke, beknopte informatie
  ○ Sta deelnemers toe pauzes te nemen en bied stille ruimtes waar deelnemers zich kunnen terugtrekken als ze zich overweldigd voelen
  ○ Bied materiaal van tevoren aan voor voorafgaande beoordeling
• Introverten vinden grote groepsdiscussies of activiteiten die vereisen dat ze zich uitspreken voor iedereen mogelijk uitdagend. Kleine groepsdiscussies of activiteiten en evenement-apps die anonieme vraag- en antwoordsessies toelaten, kunnen helpen. Op deze manier geef je degenen die niet comfortabel zijn met openbaar spreken een stem, zodat hun inzichten worden gehoord en gewaardeerd.
• Deelnemers voor wie de primaire taal van het evenement niet hun moedertaal is, kunnen moeite hebben om het tempo van presentaties bij te houden of om deel te nemen aan discussies. Om niet-moedertaalsprekers te includeren kun je:
  ○ Gelijktijdige vertaaldiensten aanbieden ○ Zorgen dat materialen beschikbaar zijn in meerdere talen, inclusief woordenlijsten voor technische of branchespecifieke termen
  ○ Sprekers aanmoedigen duidelijk en in een gemeten tempo te spreken.
  ○ Technische applicaties gebruiken die gesproken informatie vertalen naar geschreven tekst, vertaald in de gewenste taal.

2. Omarm genderinclusiviteit

De toewijding aan inclusiviteit op je zakelijke evenement omvat een moderne begrip van gender. Als je wilt zorgen dat je evenement genderinclusief is, kun je de volgende maatregelen overwegen:

• Bied opties op registratieformulieren voor deelnemers om hun voornaamwoorden te specificeren, waaronder hij/hem, zij/haar, zij/hen, en een optie voor deelnemers om aan te geven als ze voornaamwoorden gebruiken die niet vermeld zijn. Gebruik deze voornaamwoorden op naambordjes, conferentiematerialen en binnen evenement-apps om ieders genderidentiteit te respecteren en te bevestigen.
• Zet sommige toiletten om naar genderneutrale faciliteiten. Stel duidelijke bewegwijzering en communicatie in voor en tijdens het evenement over de locatie en beschikbaarheid van deze toiletten.
• Train je evenementpersoneel op genderinclusiviteit, inclusief het gebruik van de juiste voornaamwoorden, begrip van genderdiversiteit en hoe een gastvrije omgeving voor alle deelnemers te creëren.
• Zorg dat de inhoud van je evenement, inclusief panels, sprekers en presentaties, rekening houdt met of aandacht heeft voor genderkwesties waar relevant. Streven naar een gendergebalanceerde lijst van sprekers en presentatoren weerspiegelt ook een toewijding aan inclusiviteit.

3. Verzorg alle deelnemers met diverse culinaire opties

Catering bij evenementen gaat verder dan alleen het verstrekken van voedsel; het is een kans om alle deelnemers zich welkom en gewaardeerd te laten voelen door te erkennen dat er diverse dieetbehoeften zijn. Inclusieve catering erkent een scala aan dieetbeperkingen, voorkeuren en culturele praktijken. Een paar manieren om ervoor te zorgen dat iedereen geniet van de cateringdiensten van je evenement zijn:

• Brede dieetopties
  Zorg ervoor dat er voor iedereen keuzes zijn, door vegetarische, veganistische, glutenvrije, halal en koosjere opties aan te bieden.
• Duidelijke communicatie en etikettering
  Verifieer dat de cateringservice alle voedselitems labelt met ingrediënten en mogelijke allergenen, evenals symbolen die aangeven of ze aan specifieke dieetcriteria voldoen. Deze transparantie stelt deelnemers in staat om geïnformeerde keuzes te maken en zich zeker te voelen over het voedsel dat ze consumeren.
• Cultureel diverse menukeuzes
  Voeg een selectie van gerechten toe die een verscheidenheid aan culturele tradities en keukens weerspiegelen. Dit bedient niet alleen deelnemers uit verschillende achtergronden, maar verrijkt ook de eetervaring voor alle deelnemers, door een smaak van wereldwijde diversiteit te bieden.

4. Stel een duidelijke gedragscode vast

Het vaststellen van verwachtingen voor gedrag versterkt het engagement van je evenement voor inclusiviteit. Beschrijf verwacht gedrag, waarbij het belang van een respectvolle omgeving wordt benadrukt. De gedragscode van je evenement moet:

• Discriminatie en intimidatie van welke aard dan ook, inclusief discriminatie op basis van genderidentiteit en -uitdrukking, expliciet verbieden.
• Duidelijke richtlijnen bieden voor het melden en aanpakken van klachten.
• Een toewijding aan een veilige en inclusieve omgeving tonen.

5. Geef prioriteit aan toegankelijkheid

Een echt inclusief evenement is toegankelijk voor iedereen. Kies locaties die verwelkomend zijn voor alle deelnemers, inclusief mensen met een beperking. Dit omvat:

• Zorg ervoor dat alle gebieden rolstoeltoegankelijk zijn en zorg dat ze gemakkelijk te navigeren zijn voor iedereen, inclusief deelnemers met visuele beperkingen
• Een schema met voldoende pauzes, waardoor iedereen comfortabel tussen locaties kan bewegen
• Bied virtuele toegang tot sessies voor degenen die zich fysiek niet snel tussen ruimtes kunnen verplaatsen

Het bouwen van een inclusief evenement gaat over het creëren van een omgeving waar diversiteit niet alleen wordt ondergebracht, maar gevierd. Het doel is om een evenement te creëren waar iedereen, ongeacht persoonlijke of fysieke uitdagingen, volledig kan deelnemen, leren en bijdragen aan het succes van het evenement.

Organiseer je binnenkort een zakelijk evenement? Vraag ons naar onze inclusiviteitsfaciliteiten of andere diensten. Neem contact met ons op: +31 20 531 33 55 | events@beursvanberlage.com.