Es war ein sonderbares Gefühl. Es passierte etwas, was niemand je für möglich gehalten hatte: Die Veranstaltungs- und Kongresswelt kam mit einem Schlag zum Erliegen. Von einem auf dem anderen Tag wurden die Beurs van Berlage, sowie andere Veranstaltungslocations, mit leeren Auftragsbüchern konfrontiert. „Dennoch hatten wir anfangs viel zu tun“, erinnert sich die Vertriebsleiterin der Beurs. „Vor allem mit dem Verschieben von Veranstaltungen. Da gibt es einiges zu beachten: Man muss die Organisatoren beruhigen, Platz im ohnehin schon vollen Terminkalender reservieren, prüfen, ob das aktuelle Veranstaltungsformat in einem Jahr immer noch passt, und sich mit den Hotels über die bereits gebuchten Zimmer für mehrtägige Konferenzen beraten.“

Prüfen, was aktuell machbar ist: Neustart mit kleinen Veranstaltungen

Beurs van Berlage erkannte schnell, dass es keine Lösung ist, in dieser Situation zu verharren und zu warten, bis die Pandemie vorüber ist. Vielmehr hörte man sich die Kundenwünsche aus dem Markt genauestes an, um passende neue Produkte und Dienstleistungen zu entwickeln. Es wurden verschiedene Optionen eruiert, die trotz aller Einschränkungen und Unsicherheiten noch umsetzbar waren. Dies führte zu einem Neustart mit kleineren Veranstaltungen, wie Konzerte und Schulabschlussfeiern. Außerdem wurden Räumlichkeiten für Aktionärsversammlungen und Prüfungen zur Verfügung gestellt und die Location der Beurs van Berlage fungierte sogar als Wahllokal für die landesweiten Parlamentswahlen. „Es war ein guter Weg, um anderen Branchen mit Platzproblemen zu helfen. Für unsere Kollegen und Kolleginnen war es auch gut, denn tatenlos herumsitzen liegt nicht in unserer DNA.“

Der nächste Schritt: Beurs van Berlage virtuell besuchen

Aber Beurs van Berlage unternahm noch mehr, und hat beispielsweise auf die steigende Nachfrage nach hybriden und virtuellen Veranstaltungen reagiert. Gemeinsam mit den Partnern Faber Audiovisuals, Univate und Plugged Live Shows wurde schnell eine Plattform entwickelt, die es den Organisatoren ermöglichte, ihre Veranstaltungen um ein virtuelles Erlebnis zu erweitern bzw. sie sogar komplett digital zu planen.

Über die „Beurs van Berlage Virtual Live Events Platform“ betritt man als Teilnehmer die digitale Beurs van Berlage. Der Pförtner heißt Sie persönlich willkommen und anschließend betreten Sie das Beurs foyer. Man hört dort ein Stimmengewirr von anderen Besuchern, wie bei einem Live-Kongress. Van Kessel ist davon begeistert, weil man auf diese Weise das Ambiente des monumentalen Gebäudes und die persönliche Gastfreundschaft erleben kann. „Bei einem Online-Kongress erhält man oft einen Link und wenn man darauf klickt, landet man meist in eine Zoom-ähnliche Umgebung. Aber Beurs van Berlage ist ein Veranstaltungsort, für den man sich aufgrund seiner reichen Geschichte und Ausstrahlung entscheidet. Über die Plattform hat man, trotz virtueller Anwesenheit, doch das Gefühl vor Ort auf der Beurs van Berlage zu sein. Über das Karussell in der Plattform können die Besucher mit anderen Kongressbesuchern kommunizieren und sogar den Referenten live Fragen stellen.“ 

Um virtuelle und Hybrid-Veranstaltungen auf ein völlig neues Niveau zu heben, entwickelte Beurs van Berlage ein völlig neues, state of the art Eventstudio: Studio Berlage. Studio Berlage setzt nicht einfach nur auf Greenscreen-Technik, womit ein Referent in einen anderen Hintergrund projiziert wird, sondern auf ein echtes Podium in einem der historischen Räume des Börsengebäudes. Hier wird auf einer LED-Grundlage gearbeitet, die von einer virtuellen Welt umgeben ist, und eine lebendige Interaktion auf Distanz mit dem Publikum, den Referenten und/oder mehreren Keynote-Speakern ermöglicht.

Darüber hinaus wurde der Verwaltungsraum in ein kleineres Studio, Studio 1903, umgebaut, das vollständig darauf ausgerichtet ist, Organisatoren kleinerer Online-Webinare, Seminare und anderer kleinerer virtueller Veranstaltungen zu entlasten.

Online bleibt feste Komponente wegen des hohen Mehrwerts

Beurs van Berlage geht davon aus, dass es weiterhin Hybrid-Veranstaltungen geben wird, da die Online-Komponente einen großen Mehrwert bietet. Ein wichtiger Vorteil ist, dass die Organisatoren nun die Reichweite ihrer Veranstaltungen vergrößern können. „Normalerweise bietet Beurs van Berlage Platz für bis zu 1300 Kongressteilnehmer. Durch das Hinzufügen der Online-Komponente kann die Teilnehmerzahl sich unbegrenzt erhöhen. Aber man kann auch eine ganz andere Zielgruppe ansprechen, da online auch wie eine Art 'On-Demand-Modell' funktioniert. Teilnehmer, die sich nur für einen bestimmten Kongressabschnitt interessieren, können sich dann nur diese Sessions ansehen. Außerdem ist das Teilnehmen auf Distanz für die Personen interessant, die nicht reisen können, wollen oder dürfen. Man kann sich auch dafür entscheiden, bestimmte Sessions zu einem späteren Zeitpunkt anzusehen. Mit Online-Programmergänzungen kann man also mehr aus seiner Veranstaltung herausholen. Dank der Aufzeichnungen hat man die Möglichkeit, diese später auf Wunsch erneut anzubieten. Dies ist möglich über einen digitalen Kanal, zum Beispiel über ein Abonnement, aber auch während einer anderen Veranstaltung.“

Live-Veranstaltungen kehren vollständig zurück

Egal wie wertvoll alle Online-Optionen sind, Van Kessel glaubt nach wie vor an die Kraft der Live-Veranstaltungen. „Ein spontanes persönliches Gespräch auf einer Veranstaltung ist doch etwas anderes als ein Bildschirmdialog. Es ist auch ein anderes Gefühl, persönlich an einer Veranstaltung auf einem internationalen Hotspot mit Charme teilzunehmen; ein Gebäude mit Grandezza, an einem Ort im Herzen Amsterdams, wo besondere Dinge geschehen.“

Sie ist daher überzeugt, dass Live-Events wieder vollständig zurückkehren werden. Sie sieht aber auch neue Herausforderungen, bei Veranstaltungen mit einer Online-Komponente. Die Teilnehmer am Bildschirm sind schneller abgelenkt und man muss mehr Aufwand betreiben, um die Aufmerksamkeit dieser Zuschauer zu binden. Umgekehrt gilt aber auch: Da es leicht ist, vom Wohnzimmer aus an einer Veranstaltung teilzunehmen, braucht es extra Anstrengungen, um Menschen dazu zu bewegen, vor Ort an der Veranstaltung teilzunehmen.

„Wenn man eine erfolgreiche Hybrid-Veranstaltung durchführen möchte, dann muss man im Grunde zwei getrennte Programme anbieten. Die Programme sollten eine größere Unterscheidungskraft haben als früher. Bei Live-Kongressen dreht sich alles um das Tagesprogramm, einschließlich Aspekte wie gute Bewirtung, saubere Toiletten, deutliche Ausschilderung und gastfreundliches Personal. Im Online-Bereich geht es vielmehr um Dinge, wie die rhetorischen Fähigkeiten der Referenten, die Themen der Sessions und die Inhalte.“

Gemeinsam Ihre Veranstaltung zum Erfolg machen

Beurs van Berlage überlegt gerne gemeinsam mit den Organisatoren von Kongressen und anderen Veranstaltungen, wie sie die Teilnehmer am besten live und online fesseln können. „Wir haben sämtliche Möglichkeiten an Bord, um eine unvergessliche Veranstaltung von A bis Z entweder live, hybrid oder komplett virtuell auszurichten. Wir haben sehr erfahrene Mitarbeiter, die, gemeinsam mit unseren Partnern, einen Großteil der Organisation vom Veranstalter übernehmen können. Denken Sie dabei an den Vorlauf, die Registrierung, Hotelbuchungen während der Veranstaltung, die Veranstaltung selbst mit allem, was dazu gehört, sowie die Nachbearbeitung. Wir haben alles unter einem Dach, um jede Veranstaltung zu einem Erfolg zu machen.“

Die Geschehnisse der letzten Monate haben jedenfalls bei der Beurs van Berlage viel Kreativität entfacht. Es hat sich gezeigt, dass das Unternehmen flexibel ist und schnell auf Veränderungen reagieren kann. „Wir haben nicht die Flinte ins Korn geworfen. Die Krise hat uns gelehrt, dass man einen Plan B haben muss. Dann kann eine Veranstaltung jederzeit stattfinden, auch wenn etwas Unerwartetes passiert. Wir können also immer etwas für unsere Kunden tun. Gemeinsam machen wir die Veranstaltung erfolgreich und sorgen dafür, dass wir das erreichen, worum es sich letztlich dreht: Den Besuchern ein unvergessliches Erlebnis zu bereiten,“ so Evelien van Kessel.  

Möchten Sie auch einen (Hybrid-)Kongress oder eine Veranstaltung auf der Beurs van Berlage organisieren? Dann lesen Sie hier weiter oder kontaktieren Sie uns.