Um den Erfolg Ihres Events zu gewährleisten, sollten Sie nichts dem Zufall überlassen. Insbesondere bei einer Hybrid-Veranstaltung müssen einige Punkte beachtet werden, die bei einer Live-Veranstaltung nicht zum Tragen kämen. Beispielsweise eine Online-Umgebung, die immer funktionieren muss. Beurs van Berlage hat für Sie einen wasserdichten Plan B parat, die gewährleistet, dass Ihre Veranstaltung reibungslos ablaufen wird. In diesem Blog stellen wir Ihnen die fünf wichtigsten Punkte vor. Wir denken an alles, damit Sie sich nur auf die Gestaltung Ihres Events konzentrieren müssen.

1. Zwei Glasfaserleitungen für eine stabile Verbindung

Bei einer Hybrid-Veranstaltung ist die Internetverbindung die Lifeline. Wenn das Internet ausfällt, können Ihre Online-Gäste nicht mehr an der Veranstaltung teilnehmen und Sie verlieren dann viele Besucher. Daher verfügt Beurs van Berlage über zwei stabile Glasfaserleitungen. Fällt eine dieser Leitungen aus, wird nahtlos auf eine andere Leitung umgeschaltet. Sie brauchen sich also keine Sorgen über die Verbindung zu machen: Sie sind immer live.

2. Immer ein Backup für die Online-Plattform

Bei einer Online-Veranstaltung bildet die Online-Plattform eine wichtige Basis: Hier schauen die Online-Teilnehmer die Live-Streams und interagieren mit der Veranstaltung. Aber was, wenn die Plattform aus irgendeinem Grund nicht erreichbar ist? In diesem Fall bieten wir immer eine Alternative. Alle Online-Teilnehmer erhalten dann einen Link, mit dem sie sofort über eine andere Umgebung weiterschauen können.

3. Immer eine Alternative bei defekten Geräten

Neben einem stabilen Internetzugang und einer gut funktionierenden Plattform ist die audiovisuelle Ausstattung (AV) einer Hybrid-Veranstaltung besonders wichtig. Fällt ein LED-Screen, ein Mikro oder Beamer aus, führt dies zu lästigen Situationen. Beurs van Berlage hat deshalb immer alternative Geräte im Haus, so dass Sie innerhalb einer Stunde auf eine neue Anlage wechseln können. Das gibt mehr Sicherheit.

4. Schneller Austausch von Personal oder Lieferanten

Auch bei einer Hybrid-Veranstaltung bleibt das Personal ein wichtiger Bestandteil Ihrer Veranstaltung. Was passiert, wenn ein Teil der Mitarbeiter plötzlich in Quarantäne muss? Um für diese Herausforderung gewappnet zu sein, arbeiten wir mit verschiedenen Agenturen zusammen, die kurzfristig ein Ersatzteam bereitstellen können. Wir sind niemals nur von einer Partei abhängig. Das gilt auch für die Lieferanten, mit denen wir kooperieren.

5. Ihr Referent kann nicht vor Ort erscheinen? Setzen Sie ihn aus der Ferne ein.

Es kann vorkommen, dass ein Redner oder Moderator ganz unverhofft nicht zur Verfügung steht, weil er zum Beispiel nicht reisen kann. Beurs van Berlage nutzt eine fortschrittliche Technik, bei der ein Hologramm des Referenten auf eine Bühne projiziert wird. Das ermöglicht es dem Redner, sich aus der Ferne einzublenden, so dass ein Keynote-Speech oder eine Session trotzdem stattfinden kann.

Veranstaltung blitzschnell von live zu hybrid oder online umschalten

Beurs van Berlage hat für alle technischen Herausforderungen Ihrer Veranstaltung einen Plan B und bietet maximale Flexibilität. Haben Sie eine Live-Veranstaltung geplant, aber durch bestimmte Umstände können Sie sie nicht mehr live durchführen? Dann verwandeln wir Ihre Veranstaltung im Handumdrehen in eine Hybrid- oder 100%ige Online-Veranstaltung. Auf diese Art können Ihre Pläne unter allen Umständen umgesetzt werden, was auch immer geschieht.

Möchten Sie auch einen (Hybrid-)Kongress oder eine Veranstaltung auf der Beurs van Berlage organisieren? Dann lesen Sie hier weiter oder kontaktieren Sie uns.